Често срещани грешки, които можете да направите като чуждестранен предприемач, когато стартирате бизнес в Холандия

At Intercompany Solutions, ние искаме да се уверим, че всеки чуждестранен предприемач има възможността да направи солиден старт в Холандия като собственик на бизнес. Ето защо през последното десетилетие сме помагали на хиляди предприемачи при създаването на различни бизнеси, вариращи от малки, уникални стартиращи компании до големи международни корпорации, които желаят да разширят бизнес присъствието си в Холандия. Това ни позволи да изградим и солидна мрежа от професионалисти в областта, които могат да помогнат на нас и на вас по много различни начини, когато нашата област на експертиза се пресече с тяхната.

Ако искате да започнете бизнес в друга държава, по-специално в Холандия, силно ви препоръчваме да наемете експерт по тази тема, за да се уверите, че всичко е изпълнено и обработено правилно. Например, може да не знаете всички приложими закони и разпоредби в Холандия, които уреждат корпоративните, данъчните и правните въпроси. С правилната помощ обаче ще се уверите, че вашият бизнес е установен правилно, че спазвате всички закони и следователно можете да постигнете забележителен успех доста бързо. Нашият специализиран и компетентен екип е винаги готов да ви помогне с всички ваши въпроси. Моля, обадете ни се и ни кажете какво можем да направим за вас.

OбобщениеСтартирането на бизнес в Холандия като чуждестранен предприемач предлага много възможности, но често срещаните грешки могат да забавят напредъка ви и да създадат ненужни рискове. Тази статия подчертава капани като избора на грешна правна структура, пренебрегването на данъчните задължения, пренебрегването на администрацията и неразбирането на холандската бизнес култура. Тя обяснява също как професионалното насочване може да помогне на международните предприемачи да спазват правилата, да избягват скъпоструващи грешки и да изградят солидна основа за дългосрочен успех.

Често срещана грешка	Рискът	Стратегическото решение
Грешна структура	Лична отговорност за дългове	Dutch BV (Дружество с ограничена отговорност)
Данъчни надзори	Високи глоби за липсващ ДДС/ICP	Тримесечно отчитане и член 23
Лош администратор	Правни проблеми и неуспех на одита	Професионално счетоводство (7-годишно правило)
Закъснения в банковите операции	Оперативен застой и ниско доверие	Местна холандска бизнес сметка
Културно несъответствие	Увредени партньорства	Точност и директна комуникация

Ново начало в Холандия

Стартирането на бизнес в Холандия е вълнуваща стъпка. Влизате в страна с една от най-силните икономики в Европа, международно мислене и ясна бизнес среда. Това е причината много чуждестранни предприемачи да избират Холандия, а също и защото тя предлага директен достъп до европейския единен пазар, силни логистични връзки и високо ниво на доверие в холандските компании. Това е място, където новите идеи, иновациите и предприемачеството наистина се насърчават. Но стартирането на бизнес в нова страна означава и изучаване на нови правила, тъй като неща, които могат да изглеждат нормални в една страна, всъщност могат да бъдат огромни грешки в друга. За щастие, повечето холандски системи и процедури са известни с това, че са добре организирани. Но някои чужденци могат да се чувстват строги, особено що се отнася до неща като регистрация на бизнес, данъци и администрация. Това също означава, че дори най-малките грешки в началото могат по-късно да доведат до забавяния, глоби или стресиращи корекции.

Добрата новина? Повечето от тези грешки са напълно избегнати, след като разберете как работят нещата тук. С правилната информация и насоки можете да създадете и стартирате компанията си гладко и да съсредоточите цялото си ценно време и енергия върху това, за което сте дошли тук: да изградите успешен бизнес. В тази статия ще подчертаем най-често срещаните грешки, които чуждестранните предприемачи допускат, когато започват в Холандия, за ваше удобство. Това ще ви улесни да избегнете определени капани и проблеми. Всеки параграф включва просто обяснение защо е важно да правите нещата по правилния начин и как можете да избегнете самия проблем изцяло (което очевидно е най-добрият резултат). Като се учите от другите, можете да спестите пари, да защитите репутацията си и да започнете с увереност. Така че, нека се уверим, че вашето холандско бизнес начинание започва добре, като сме подготвени, информирани и готови за растеж.

Грешка 1: Избор на грешна правна структура

Едно от първите и най-важни решения при стартиране на бизнес в Холандия е изборът на правилната правна структура. В Холандия има много различни видове бизнес; изборът на перфектната форма е много важен, тъй като това ще направи правенето на бизнес много по-лесно и по-ефективно. Много предприемачи не са наясно с тези разлики и в крайна сметка избират вариант, който, за съжаление, не отговаря на целите им. Това може да доведе до неприятни последици като данъчни недостатъци, трудности с банките или инвеститорите или дори личен финансов риск. В Холандия най-известните структури са едноличният търговец (eenmanszaak) и дружеството с ограничена отговорност (съкратено Besloten Vennootschap, BV). Въпреки че едноличният търговец може да изглежда просто и евтино, то е свързано с голям риск: вие носите лична отговорност за бизнес дълговете. Това означава, че ако нещо се обърка, вашите лични активи могат да бъдат засегнати.

Ето защо почти всички международни предприемачи избират холандска бизнес дружества (BV). В нашия бизнес виждаме, че почти 100% от нашите клиенти всъщност предпочитат BV. Едно от основните предимства на BV е, че предлага ограничена отговорност, което защитава личните ви финанси. То също така осигурява професионален имидж и е предпочитаната структура за компании, които планират да се разрастват, да наемат персонал или да работят с инвеститори. Освен това, когато клиентите или доставчиците видят холандска BV, те често се чувстват по-уверени, че правят бизнес с вас. Голямо предимство е, че сформирането на BV стана много достъпно: необходимият акционерен капитал е само 1 евро. Това ви позволява да започнете силно и да се разширите по-късно, без да променяте правната си структура. Много данъчни облекчения и възможности за финансиране също са по-лесни за достъп с BV. Изборът на правилната структура от самото начало ви помага да избегнете скъпи промени по-късно. С правилната настройка вашият бизнес изглежда надежден, мащабируем и готов за успех на холандския и европейския пазар.

Грешка 2: Нерегистриране или неактуализиране на правилните бизнес данни

Когато стартирате бизнес в Холандия, една от първите стъпки е регистрацията на вашата компания в Холандската търговска камара (KvK). Тази регистрация не е просто формалност; тя е основата на вашата официална холандска бизнес идентичност. Банки, доставчици, данъчни власти и дори клиенти разчитат на тази информация, за да проверят дали вашата компания е легитимна и надеждна. Често срещан проблем за чуждестранните предприемачи е забравянето да предоставят правилните данни или неактуализирането им, когато нещо се промени. Например, нов бизнес адрес, различен управляващ директор, промяна в бизнес дейностите или дори допълнително търговско име. Ако не актуализирате това, това може да доведе до проблеми по-късно, включително забавяния с банковите операции, блокирани регистрации по ДДС или санкции за неправилни записи.

Друг важен детайл е регистрацията на така наречения краен бенефициентен собственик (UBO). Можете да прочетете повече за това в тази статияОсвен това, уверете се, че вашият SBI код (който е код в нидерландската система, описващ естеството на вашите бизнес дейности) е правилен. Защото, ако SBI кодът не съответства на това, което всъщност извършвате, може да пропуснете интересни стимули, като например опции за финансиране, или да срещнете трудности със застраховката и да не спазвате правилата на индустрията. Добрата новина е, че актуализирането на бизнес данните е лесно, когато се прави навреме. И ако работите с някой, който прави тези неща вместо вас, той може да управлява всички необходими актуализации вместо вас, като се увери, че всичко остава точно и в съответствие с нидерландските закони. Така че, поддържането на актуалната ви регистрация защитава както репутацията на вашата компания, така и способността ѝ да функционира правилно в Нидерландия.

Грешка 3: Подценяване на холандските данъци

Данъците в Холандия са ясни и структурирани, но могат да бъдат и по-подробни от това, с което много чуждестранни предприемачи са свикнали. Често срещана грешка е да се мисли, че данъците се плащат само веднъж годишно. В действителност повечето данъчни задължения в Холандия изискват редовно отчитане и много точна администрация от самото начало, която ще трябва да се съхранява в продължение на 7 години след сделките. Най-големият пример е ДДС (между другото). Ако вашата компания продава стоки или услуги, обикновено ще трябва да начислите ДДС и след това да го отчитате пред Холандската данъчна администрация, често на всяко тримесечие. Ако търгувате със стоки в рамките на ЕС, може да се наложи да подадете и декларации за вътрешнообщностни сделки (за сделки в рамките на Общността). Обърнете внимание, че пропускането на краен срок може да доведе до лоши глоби, дори ако изобщо не сте реализирали продажби.

След това има корпоративен данък върху доходите за компаниите с BV и данък върху заплатите, ако наемате персонал. Много фирми са изненадани от това колко бързо възникват задълженията за заплати, особено ако директорът също стане служител на BV. Съществуват и специални договорености, които могат да помогнат на паричния ви поток, като например Член 23 за спиране на ДДС върху вноса и системата OSS за онлайн продажби в целия ЕС. Тези инструменти могат да ви спестят много време и пари, но само когато са правилно настроени от самото начало. Така че по принцип данъчните правила не са нещо, за което да се тревожите, но само стига наистина да ги разбирате и (което е по-важно) да ги спазвате. Работата с холандски специалист в областта като... Intercompany Solutions винаги гарантира, че всичко е подадено правилно и навреме. Това ви позволява да избегнете стреса, защитава репутацията ви и ви дава възможност да се съсредоточите върху развитието на бизнеса си, вместо да се занимавате с документи през цялото време.

Грешка 4: Неоткриване на професионална банкова сметка в Холандия

След като сте преминали през всички формалности, като например учредяване на бизнеса ви и получаване на всички регистрационни номера, определено ще трябва да откриете официална банкова сметка за всеки бизнес, който притежавате тук. Холандски бизнес без холандска банкова сметка може бързо да се сблъска с проблеми. Така че, макар теоретично да е възможно да се използва чуждестранна банкова сметка в някои ситуации, повечето холандски партньори винаги ще очакват местна, професионална бизнес сметка, свързана с вашата компания. Освен това, имайте предвид, че институции и трети страни, като банки, доставчици и платежни платформи, често изискват холандска банкова сметка, преди дори да се съгласят да работят с вас. Трябва да знаете, че без холандска банкова сметка основните процеси могат да станат сложни. Например, извършването на плащания към холандските държавни органи или получаването на възстановяване на ДДС може да отнеме повече време или дори да бъде невъзможно в най-лошия случай. Някои системи за фактуриране и услуги за заплати просто няма да се свържат с чуждестранни сметки. Също така може да е по-трудно да се изгради доверие с клиентите, които искат да видят, че вашата компания наистина е базирана в Холандия.

Друг практичен момент, който трябва да се вземе предвид: гореспоменатата регистрация като UBO и проверки на самоличността. Холандските банки винаги трябва да могат да проверят кой е собственик на компанията. Това е част от строгите холандски и европейски правила за предотвратяване на измами и пране на пари.Чуждестранните предприемачи често намират тази стъпка за объркваща, но след като бъде завършена, тя всъщност укрепва доверието в компанията ви. Добрата новина е, че някои фирми могат да ви помогнат да преминете през банковия процес. Те разбират кои документи са необходими и как да подготвят всичко правилно. В някои случаи онлайн банките могат да се използват, докато се чака одобрение на традиционна банкова сметка. Като цяло, притежаването на холандска банкова сметка показва, че вашият бизнес е реален, официален и готов за сериозни операции в ЕС. Това е много важна стъпка, която предотвратява много разочарования по-късно и отваря финансови врати от първия ден.

Грешка 5: Забравяне за получаване на разрешителни или одобрения от индустрията

Друга интересна тема са необходимите разрешителни. Разбира се, не всеки бизнес в Холандия се нуждае от специално разрешение. Но за определени сектори се изискват одобрения и специфични разрешителни, преди да можете действително да извършвате законна дейност. Много чуждестранни предприемачи са изненадани от това, особено ако правилата за подобни неща са по-облекчени в тяхната страна. Започването на дейности без правилните разрешителни може по-късно да доведе до тежки последици като глоби, принудително затваряне или правни проблеми. Това очевидно са неща, които определено искате да избегнете! Примери за индустрии, които често изискват специални разрешителни, включват (но не се ограничават до) производство на храни и кетъринг, здравни услуги, финансови услуги, транспорт и логистика и строителство. Вносните и износните предприятия може също да се нуждаят от митнически разрешителни, като например EORI номер или други сертификати. Тези изисквания не са само холандски, защото понякога се основават и на разпоредби на ЕС, които се прилагат във всички държави членки.

Трудната част е, че някои разрешителни зависят от това как структурирате дейностите си. Продажбата на продукти онлайн може да звучи просто, но ако тези продукти включват храни или козметика, може да се прилагат различни правила за безопасност и етикетиране, например. Така че обикновено ще трябва да проверявате този продукт по продукт. Същото важи и за измерването на въздействието върху околната среда на вашата компания или работата с определени химикали или електроника. За да сте в безопасност, е важно да проучите от какво се нуждае вашият бизнес, преди да започнете да търгувате. Добрият бизнес съветник може да обясни изискванията на разбираем език и да ви помогне да кандидатствате за необходимите разрешения. След като всичко бъде официално одобрено, можете да работите уверено, знаейки, че вашата компания отговаря на всички холандски и европейски стандарти. Подготовката не само ви защитава законно, но и повишава доверието на клиентите. Хората просто се чувстват по-комфортно, купувайки от компания, която спазва правилата и уважава качеството и безопасността.

Грешка 6: Пренебрегване на холандската бизнес култура

Един от най-често срещаните капани е неразбирането как всъщност холандците правят бизнес. За много чужденци подходът им определено е уникален! Правенето на бизнес в Холандия като цяло може да изглежда много праволинейно и, колкото и да е забавно, точно това е смисълът. Холандците ценят честността, яснотата и директната комуникация. Така че, ако нещо не е възможно, те ще го кажат веднага. Ако не са съгласни с нещо, ще ви го кажат директно. Това обаче не е предназначено да бъде грубо, тъй като всъщност спестява време и предотвратява объркване. Чуждестранните предприемачи понякога разбират погрешно този стил на комуникация и дори могат да се почувстват обидени. Те може да смятат, че холандският партньор е твърде директен или дори студен. Но след като свикнете с това, със сигурност ще започнете да цените честността, защото винаги знаете къде се намирате. 

Друга важна част от холандската култура е точността. Среща, започваща в 10:00 часа, означава 10:00 часа, а не 10:10 часа. Закъснението може да създаде впечатление, че не сте сериозни. Споразуменията също се приемат много буквално. Ако обещаете нещо, се очаква да го изпълните навреме. Освен това, йерархията обикновено е ниска на холандските работни места. Хората искат да бъдат третирани като равни, дори ако човек има по-висока позиция. Екипите вземат решения заедно и мнението на всеки е важно. Това създава позитивна и отворена работна среда, но може да се усеща различно, ако идвате от по-формална бизнес култура. Разбирането на тези социални правила ви помага да изградите доверие по-бързо. А доверието е голяма част от успеха тук. Когато холандските партньори се чувстват комфортно с вас, те ще подкрепят вашите идеи и ще ви помогнат да растете, понякога дори повече, отколкото очаквате.

Грешка 7: Липса на правилно счетоводство или администрация

В Холандия добрата администрация не е просто формалност; това е законово изискване. От всяка компания се очаква винаги да води точни записи за неща като своите приходи, бизнес разходи, фактури и договори. Тези записи трябва да се съхраняват правилно в продължение на няколко години, в случай че холандските данъчни власти поискат да ги проверят. Много чуждестранни предприемачи не осъзнават колко строги и подробни могат да бъдат холандските правила за счетоводство и това може да има сериозни последици, ако не се придържате към съществуващите правила. Лошата администрация може бързо да причини проблеми. Например, може да пропуснете възстановяването на ДДС, на което имате право, или случайно да платите твърде много данъци. Още по-лошо, непълните или неправилни записи могат да доведат до глоби или стресиращи корекции по-късно. А когато счетоводството ви е хаотично, става по-трудно да се разбере колко здрав е всъщност вашият бизнес.

Следователно, най-умният подход е да настроите правилно счетоводство за вашата холандска компания от първия ден. Наистина трябва да знаете, че това абсолютно не е задължително да бъде сложно. Наличен е широк набор от съвременен счетоводен софтуер. Когато това се комбинира с местен счетоводител или административна услуга, всичко е ясно и организирано за вас и другите страни. Това също така помага да се гарантира, че вашите фактури включват правилната информация, вашите ДДС отчети са правилни и всички плащания съответстват на вашите банкови записи. Освен това, добрата администрация показва и здравословна доза професионализъм. Инвеститорите, банките и партньорите се чувстват по-уверени, работейки с бизнес, който контролира своите цифри. По същество, когато знаете точно какво влиза и излиза, можете да вземате много по-добри решения и да планирате растеж. Така че, документите може да не са забавни, но в Холандия те защитават вашия бизнес и ви помагат да запазите повече от парите, които печелите.

Грешка 8: Опитвате се да правите всичко сами без професионална подкрепа

Стартирането на бизнес в нова държава може да се почувства като голямо приключение. Много предприемачи се опитват да се справят с всичко сами - неща като регистрации, данъци, банково дело, администрация, правни въпроси, основно всичко, което споменахме в тази статия и други. Всичко това, в допълнение към намирането на клиенти и управлението на компанията. Нормално е да искате пълен контрол, но самостоятелното правене на всичко може да ви забави и да доведе до скъпоструващи грешки в дългосрочен план. Холандската бизнес система е ясна, след като я разберете, но в началото има много детайли, които лесно се пропускат. Може би някое правило за ДДС е различно във вашата страна? Може би ви е необходим допълнителен лиценз за внос на стоки? Може би вашата система за заплати се нуждае от корекция? Една малка грешка може да създаде верижна реакция, чието поправяне отнема много време и енергия, а това е просто жалко.

Следователно, аутсорсингът на работа и работата с местни експерти не е слабост, а всъщност е много интелигентен бизнес ход. Холандските консултанти, счетоводители и доставчици на бизнес услуги разбират правилата и говорят на същия език като властите и банките. Те могат да организират нещата правилно от самото начало, така че да избегнете проблеми по-късно. И всеки час, който не прекарвате в документи, е час, който можете да посветите на развитието на бизнеса си. В Холандия успехът често се измерва по отношение на общността и сътрудничеството. Когато изграждате мрежа за подкрепа, растете по-бързо, сблъсквате се с по-малко стрес и увеличавате шансовете си за дългосрочен успех. Аутсорсингът е интелигентен и е това, което поддържа процъфтяващата бизнес култура в Холандия жива.

Intercompany Solutions осигурява подкрепата, на която можете да разчитате

Всяко ново начало идва с крива на обучение, а стартирането на компания в различна държава не е малко предизвикателство. Така че е напълно приемливо да се чувствате несигурни относно холандското законодателство, данъчните системи или административните задачи. Важното е да не позволявате на тези проблеми да ви забавят или да възпрепятстват развитието ви. Най-умните предприемачи не са тези, които никога не правят грешки; напротив. Те са тези, които получават правилните инструкции в точния момент. Тук се намесва нашата компания. Ние ви помагаме да създадете правилно вашата компания от самото начало, така че да не се налага да се връщате назад и да правите корекции по-късно. Доброто планиране избягва много стрес!

Независимо дали става въпрос за избор на подходяща правна структура, спазване на данъчните правила или гарантиране, че всички ваши регистрации са правилни, ние сме тук, за да направим всичко ясно и лесно за вас. Винаги имате някой, на когото да зададете въпроси, някой, който знае как работи холандската система и може да го превърне в прости стъпки. Нашата цел е да накараме вашия бизнес да се чувства силен, професионален и подготвен за растеж. Искаме да отделите време за клиенти, партньорства и възможности, а не за търсене на сложни формуляри или притеснения за крайни срокове. С правилната подкрепа зад вас, Холандия се превръща във вълнуващо място за изграждане на вашето бъдеще. И ние сме тук, за да извървим това пътуване с вас, на всяка стъпка от пътя.

Какви видове услуги могат Intercompany Solutions ви предлагам?

Intercompany Solutions е помогнала на стотици чуждестранни предприемачи от над 50 различни националности. Нашите клиенти варират от малки еднолични стартиращи фирми до мултинационални корпорации и всичко между тях. Нашите процеси са насочени към чуждестранни предприемачи и като такива, ние знаем най-практичните начини да ви помогнем с регистрацията на вашата компания. Можем да ви помогнем с пълния пакет от регистрация на компания в Холандия, самостоятелно или чрез доверени и професионални партньори, с които работим в тясно сътрудничество:

• Създаване на дружество в Нидерландия
• Заявление за ДДС или EORI номер
• Заявление за чуждестранни ДДС номера
• Помощ при стартиране
• Счетоводни услуги
• Административни услуги
• Секретарски услуги
• Правна помощ
• Администрация на заплатите
• Данъчни услуги
• Връщания от OSS
• Декларации за вътреобщностни сделки (ICP)
• Придобиване на лиценз по член 23
• Получаване на електронно обучение за вашата компания
• Придобиване или закриване на G-сметки
• Прехвърляне на акции
• Закриване на холандски компании
• Общи бизнес съвети

Ние непрекъснато подобряваме нашите стандарти за качество, за да предоставяме постоянно безупречни услуги.

Можем да ви помогнем със спазването на изискванията на всички нива

Ако искате да започнете холандски бизнес, но се страхувате, че не познавате достатъчно добре холандските закони и разпоредби или смятате, че може да правите грешки, ние можем да ви помогнем по различни интересни начини. Освен бързия, евтин и много ефикасен процес за учредяване на бизнес, ние можем да се погрижим и за допълнителни въпроси, като например правни въпроси и данъчни декларации. Също така можем да се сдобием с някои необходими неща и просто да ви изслушаме и да ви предоставим солидни бизнес съвети. Ако имате каквито и да е въпроси относно създаването и поддържането на холандски бизнес, не се колебайте да се свържете с нас. С удоволствие ще ви помогнем с всички проблеми или въпроси, които може да имате.