Как да поддържате съответствие като чужденец с холандска BV

Intercompany Solutions Можем да ви помогнем с всички въпроси, свързани с учредяването на холандски бизнес. Можем да учредим и регистрираме вашата холандска бизнес компания (BV) в Търговската камара само за няколко работни дни, което ви позволява да започнете да правите бизнес в Холандия почти веднага, което е благоприятно, когато вече притежавате чуждестранна компания и искате да се разширите, например. Но стартиращите компании също се възползват от този бърз процес, тъй като ви позволява да се съсредоточите върху основния си бизнес и по-малко върху странични задачи като администрация и данъци.

Защото ние не само учредяваме холандски компании за чужденци; ние предлагаме и голямо разнообразие от допълнителни услуги, които улесняват значително правенето на бизнес в Холандия. Например, можете да се обърнете към нас за правен съвет, когато не можете да разрешите нещо сами. Можем да се справим и с всички данъчни въпроси вместо вас, като гарантираме, че спазвате всички закони и разпоредби в това отношение. Освен това, ние предлагаме и други специализирани услуги, с които може да се окаже трудно да се справите сами, тъй като е наложително да познавате холандските закони, за да можете да се справите с определени неща. Ако искате да научите повече за това, което правим, моля, свържете се с нас за личен съвет за вашия бизнес.

OбобщениеУчредяването на холандска бизнес дружества (BV) е само първата стъпка; поддържането ѝ „жива“ изисква спазване на няколко законови и данъчни задължения. Като директор, вие носите законова отговорност за подаване на годишни отчети в Търговската камара (KvK), подаване на тримесечни декларации за ДДС и поддържане на точен регистър на акционерите. Пренебрегването на тези задължения може да доведе до загуба на ограничена отговорност, което ви прави лично отговорни за дълговете на компанията – дори ако живеете в чужбина. Професионалното съответствие гарантира, че вашата BV остава надеждна организация за банки, партньори и данъчни власти.

Област на съответствие	Честота	Ключова отговорност
KvK подавания	Годишно / На промяна	Публикуване на годишни отчети и актуализиране на информация за крайния собственик/директор
ДДС (между другото)	Тримесечно / Месечно	Връщане на документи, дори ако има нулев оборот
Корпоративен данък	Годишно	Отчет за печалба/загуба (Vennootschapsbelasting)
Администрация	Активен	Съхранявайте всички финансови записи поне 7 години
ведомост	Месечно	Удържане на данък върху заплатите и социални осигуровки за служителите

Създаване на холандска BV компания

Поздравления: създадохте холандска бизнес компания или планирате да го направите в най-близко бъдеще. Само това е голяма стъпка, особено ако управлявате нещата от друга държава. Но след като вашата холандска бизнес компания съществува, има друга важна част от процеса, а именно спазването на изискванията. Спазването на изискванията може да звучи скучно или прекалено официално, но всъщност то защитава вашата ограничена отговорност, поддържа банките и партньорите уверени във вашата компания и предотвратява скъпоструващи проблеми с холандските власти. С други думи, спазването на изискванията е това, което поддържа вашата бизнес компания жива и надеждна. Много чуждестранни предприемачи предполагат, че след като нотариусът е учредил бизнес компанията, документите са готови и изчистени от прах. 

Но можете да видите една чуждестранна туристическа компания (БТК) като живо същество в системата. Тя трябва да продължи да комуникира с Холандската търговска камара (KvK) и данъчните власти, да подава финансова информация навреме и да актуализира фирмените записи. Ако пренебрегнете тези задължения, последствията могат да бъдат сериозни - от глоби до санкции за закъснели плащания и, в най-лошия случай, лична отговорност за директорите. Това определено е обратното на това, което сте искали, когато сте избрали БТК. Добрата новина е, че спазването на правилата в Холандия е много лесно управляемо, ако сте организирани или получите подкрепа от професионалисти, които разбират правилата. В тази статия ще ви запознаем с ключовите отговорности, които имате като чуждестранен собственик на БТК, като например какво трябва да се прави месечно, годишно или само когато нещо се промени. Ще видите, че с малко структура вашата компания остава правно здрава и готова за растеж.

Задължения и правна отговорност на директорите

Като директор на холандска бизнес дружества (BV), дори и да живеете в чужбина, имате законово задължение да действате в най-добрия интерес на компанията. Това означава, че трябва да управлявате BV отговорно, да избягвате рискови решения, които биха могли да навредят на кредиторите, и да следите отблизо финансовото състояние на компанията. Холандското законодателство приема това много сериозно. Когато директорите пренебрегват спазването на правилата или действат безотговорно, те могат да загубят защитата с ограничена отговорност и да станат лично отговорни за всички дългове, които правят. Да, това се случва и ако сте на хиляди километри разстояние. Освен това, съществува и концепцията за правилно управление. Директорите трябва да осигурят правилно счетоводство, правилно подаване на документи и правилно отчитане пред KvK и холандските данъчни власти. 

Ако нещо се обърка, например годишните отчети не се подават за дълъг период, се предполага, че BV е управлявана лошо. В този случай, ако възникнат дългове, директорите може да се наложи да платят от собствения си джоб. Звучи строго, но всъщност е система за безопасност, защото мениджърите трябва да управляват правилно. Следователно чуждестранните директори често делегират задачи на счетоводители или данъчни съветници. Това е умно, но винаги помнете, че вие ​​​​останавате отговорни по всяко време. Все още трябва да поддържате надзор, така че не забравяйте да задавате въпроси, да преглеждате отчети и да знаете законовите срокове. Мислете за съответствието като за редовни здравни прегледи за вашия бизнес. Не е нужно да сте лекар, но трябва да се уверите, че прегледите се провеждат.

Задължения на Търговската камара и бизнес записи

След като вашата BV бъде официално регистрирана в Холандската търговска камара (KvK), не можете просто да забравите за този факт и че те съществуват. Те следят основната информация за вашата компания: директори, акционери, бизнес адрес и търговски дейности, така че по същество самоличността на вашата BV. Ако нещо се промени, KvK трябва да бъде актуализиран. Нов директор? Нов регистриран офис? Нов акционер, намесващ се? Тези промени трябва да бъдат подадени навреме, така че публичните регистри винаги да отразяват реалността на вашия бизнес. Банките и партньорите разчитат на тази информация, когато проверяват дали дадена компания е надеждна, така че остарелите регистри могат да причинят проблеми по-бързо, отколкото бихте очаквали. Друго нещо, което много чуждестранни учредители пренебрегват, е регистърът на акционерите. Той не се подава публично, но е законово задължен да съществува и да остане точен по всяко време. 

Всяко прехвърляне или емитиране на акции трябва да бъде правилно регистрирано. Обикновено нотариусът помага с това, когато настъпят промени, но BV трябва да съхранява и поддържа самата регистърна единица. Ако го загубите, може да се сблъскате с истинско главоболие по-късно, опитвайки се да докажете кой действително е собственик на компанията. Съществува и въпросът с промените в „UBO“. Ако някой нов стане „Краен бенефициентен собственик“, тази актуализация трябва да достигне до властите своевременно. Така че, да, това е много документи. Но именно документите защитават както вас, така и бизнес средата, в която оперира вашата BV. Правилото е, че ако нещо фундаментално се промени в структурата или контрола на BV, KvK трябва да знае и като цяло незабавно.

Счетоводство и вашата финансова администрация

Дори ако вашата бизнес компания няма служители, все още няма голям оборот или дори никакви приходи през първата година, финансовата ви администрация все още трябва да бъде пълна и актуална. Холандия е строга по отношение на счетоводството, но в същото време е справедлива. Правилата са ясни и ако ги спазвате, всичко ще протече гладко. Това означава, че трябва да пазите всички фактури, касови бележки, банкови извлечения, договори и всички документи, които показват откъде са дошли парите и къде са отишли. Софтуерът за дигитално счетоводство помага много и много чуждестранни предприемачи разчитат на холандски счетоводители или данъчни съветници, които обработват всичко месечно. Това е напълно приемливо, стига и вие да сте информирани.

И така, защо се обръща толкова много внимание на документацията? Това е така, защото ако данъчните власти някога ви зададат въпроси, трябва да можете да докажете, че всички декларации са верни. Ако счетоводните ви книги са объркани или липсва информация, директорите отново могат да носят лична отговорност. Също така, правилното счетоводство улеснява управлението на бизнеса ви, защото винаги знаете финансово къде се намирате и по този начин можете да вземате по-умни решения. Добрият данъчен консултант прави повече от това просто да ви показва цифри: той също така ви помага да избегнете закъснели подавания на ДДС, пропуснати приспадания или административен хаос, който може да се превърне в санкции. А най-хубавото е, че не е нужно да присъствате физически в Холандия, за да поддържате вашата бизнес компания финансово стабилна. С облачни инструменти и ясна комуникация можете да управлявате администрацията си отвсякъде, като същевременно показвате на холандското правителство, че играете по правилата. Можете също така да наемете специалист, като... Intercompany Solutions, разбира се, да се погрижи за всички тези проблеми вместо вас.

Данъчно спазване

Данъците са важна част от спазването на данъчното законодателство, особено когато вашата бизнес компания (BV) започне да извършва реална дейност. В Холандия има няколко различни данъка, с които вашата BV може да се наложи да се справи. Най-често срещаният е ДДС (между другото). Ако продавате стоки или услуги, обикновено трябва да начислявате ДДС, да подавате декларации (месечни, тримесечни или годишни) и да плащате дължимото навреме. Дори и да съберете повече ДДС от клиентите, отколкото плащате за разходи, данъчната служба очаква тази разлика без забавяне. И дори да не дължите нищо, все пак трябва да подадете данък, защото нулевите декларации също имат значение. Съществува и корпоративен данък върху доходите (vennootschapsbelasting). Вашата холандска BV плаща данък върху печалбата си всяка година. Така че, дори малка BV с ограничен доход трябва да подаде корпоративна данъчна декларация. Това означава, че в случай че няма печалба, вие все пак подавате данък. Данъчните власти искат да видят числата, а не предположения.

Ако имате служители, дори само един, тогава ведомостта за заплати добавя още един слой. Това означава, че трябва да удържате неща като данък върху заплатите и вноски за социално осигуряване от заплатите и да ги плащате на правителството всеки месец. Грешките при ведомостите за заплати могат да станат много скъпи много бързо, така че повечето холандски данъчни дружества възлагат тази част на специалист по ведомости за заплати. Това не е лукс; всъщност е горе-долу самозащита. Накратко, данъците не са незадължителни актуализации, които правите винаги. Те са повтарящи се отговорности, с които трябва да се справяте по всяко време. А холандските данъчни власти нямат много търпение, когато сроковете се пропускат. Добрият данъчен консултант е вашето спасително жило тук, особено когато работите от чужбина.

Годишни отчети и някои изисквания за публикуване

Всяка холандска бизнес дружества (BV) трябва да изготвя годишни отчети (т.нар. „jaarrekening“). Мислете за годишните отчети като за финансовата снимка на вашата компания в края на всяка бизнес година: какво сте спечелили, какво сте похарчили, какво притежавате и какво дължите. След това тези отчети трябва да бъдат представени на Холандската търговска камара в рамките на законово определен период, който обикновено е в рамките на 12 месеца след края на фискалната година. По-малките BV могат да подават опростени версии, което улеснява нещата, но същият краен срок все още е от значение. И ето голямата опасност: ако BV не публикува навреме, правителството предполага лошо управление. И ако по-късно компанията не може да плати дълговете си, директорите могат да станат лично отговорни. Няма значение дали живеете в Испания или Сингапур, защото като директор вие сте този, който носи отговорност през цялото време.

Чуждестранните основатели понякога си мислят: „Но моят данъчен съветник знае какво да прави.“ Това е чудесно, но все пак директорите трябва да проследяват и потвърждават напредъка. Едно бързо съобщение като „Хей, подадени ли са вече годишните отчети?“ може буквално да защити личните ви активи. Отговорност на собствениците на бизнес е действително да проверят дали техният счетоводител, счетоводител или данъчен съветник си върши добре работата. Ако не сте сигурни, винаги можете да поискате второ мнение; нашият екип може да ви помогне с това, например. Друг съвет: синхронизирайте счетоводните и публикуващите си календари с времевите рамки на вашата страна. Различните фискални години или различните традиции на отчитане могат да причинят случайни забавяния. Спазването на крайните срокове означава по-малко стрес и бизнес визия, която остава в добро състояние без никакви драми.

Промени в управлението, акциите и учредителния договор

Холандската BV е гъвкава по своята същност. С течение на времето може да приветствате нови инвеститори, да прехвърляте акции, да назначавате нов управляващ директор или да актуализирате устава. Винаги, когато нещо важно се промени в BV, това трябва да бъде правилно регистрирано и докладвано. Например, смяната на директора трябва да бъде регистрирана бързо в Холандската търговска камара. Банките и партньорите проверяват официалните записи, преди да одобрят нещо сериозно, така че остарелите документи могат внезапно да блокират напредъка, като например откриване на банкова сметка, подписване на договор или кандидатстване за субсидия. Прехвърлянето на акции е още по-деликатно. В BV акциите не са просто парчета хартия; те представляват права, отговорности и право на глас. 

Също така имайте предвид, че промяната на собствеността винаги включва наемането на холандски нотариус. Те актуализират регистъра на акционерите и се уверяват, че всичко е в съответствие с холандското корпоративно законодателство. Но какво ще стане, ако прехвърлянето на акции се случи неформално и никога не бъде регистрирано? Тогава тази сделка не съществува законно. Години по-късно това може дори да се превърне в кошмар. А след това са и самите правила на BV: учредителните договори. Може би са работили перфектно, когато сте започнали, но бизнесът се развива. Ако планирате да растете, да набирате капитал или да променяте правилата за управление, нотариусът може да коригира устава ви, за да съответства на следващата ви глава. По същество това означава, че BV не е издълбано в камък; то е жива структура, както говорихме преди. Ключът е да се уверите, че правните документи са в крак с бизнес реалността.

Спазване на изискванията за заетост и заплати при наемане на служители

Ако вашата бизнес администрация (BV) наема служители, било то в Холандия или понякога дори в чужбина, спазването на изискванията става необходимост. Нидерландското трудово законодателство е известно с това, че защитава работниците. Това не е лошо нещо; просто означава, че ще искате да се уверите, че разполагате с необходимите документи. Това са неща като трудови договори, администриране на заплати, вноски за социално осигуряване, застраховки и задължения за болнични, които са сериозни отговорности. Едно забравено плащане или липсващ документ може да доведе до глоби или спорове, които бързо изчерпват енергията ви. Съществуват и правила относно теми като условия на труд, безопасност и отпуски. Дори ако наемете само един служител на непълно работно време, BV трябва да спазва тези изисквания. За щастие, не е нужно сами да учите всяко правило. 

Повечето компании възлагат веднага на външни изпълнители администрирането на заплати и човешки ресурси, особено холандските бизнес дружества с чуждестранна собственост, защото това спестява много стрес. И честно казано? Това ви позволява да се съсредоточите върху интересната част от бизнеса си: да го развивате и да станете възможно най-успешни. Ако работите с фрийлансъри, вместо с служители, проверете внимателно взаимоотношенията. Холандските власти разглеждат как работи сътрудничеството, а не как го наричате. Когато фрийлансърят се държи като служител (фиксирано работно време, строги инструкции, дългосрочна лоялност), могат да последват данъчни корекции. Бърз разговор със специалист по заплати преди наемане на някого може да предотврати дълги лекции от данъчната служба по-късно. В Холандия наемането на персонал е вълнуващо, стига да го правите правилно от самото начало.

Най-често срещаните грешки при спазване на изискванията

Повечето проблеми със съответствието не се случват, защото някой е небрежен; те се случват, защото чуждестранните директори приемат, че нещата просто се случват автоматично в Холандия. Например, една често срещана грешка е игнорирането на крайните срокове за годишни подавания. Дори когато BV е малко или все още се създава, годишните отчети трябва да се подават навреме, защото пропускането на този срок може бързо да доведе до предупреждения, глоби и дори лична отговорност. Друг проблем е третирането на BV като хоби проект в началото: няма правилно счетоводство, няма проследяване на касовите бележки и няма ясно разграничение между лични и бизнес разходи. За известно време изглежда безобидно, докато данъчната служба не изпрати писмо с искане за документи, които не можете да предоставите.

Съществува и недоразумение относно промените. Много основатели забравят да докладват за нови акционери, нови адреси или смени на директори. Холандската търговска камара не знае по магически начин кога се променя ситуацията ви, така че трябва да им кажете. Ако публичните регистри не съответстват на реалността, банките и партньорите могат да поставят под въпрос легитимността на вашата BV. Пропуските в комуникацията със счетоводителите и доставчиците на услуги са друг капан. Някои директори приемат, че тези други ще се погрижат за всичко, но никога не проверяват напредъка. Винаги имайте предвид, че ако нещо се обърка, директорът носи пълна отговорност, а не третата страна. Кратка месечна проверка предотвратява големи изненади. И накрая: заплати. Наемането на някого като фрийлансър, когато всъщност се държи като служител, е бърз път до корекции на заплатите и санкции. Холандските власти приемат тази класификация сериозно. Попитайте, преди да наемете, и не импровизирайте. Поддържането на вашата BV в съответствие с изискванията е много по-лесно, отколкото поправянето на грешки по-късно.

Как Intercompany Solutions може да ви помогне да избегнете грешки

Поддържането на съответствие на холандската бизнес дружества (BV) с изискванията не е просто начин да се избегнат проблеми, а всъщност да се защитят предимствата, които са ви привлекли към BV: ограничена отговорност, доверие от партньори и свобода за растеж на пазара на ЕС. Когато спазвате задължения като счетоводство, данъчни декларации, годишни отчети, актуализации на UBO и правилни регистрации, вашата компания става надеждна в очите на банки, доставчици и власти. Съответствието е просто друга дума за доверие, което означава, че вашата BV е в добро състояние и е готова за всяка бизнес възможност, която ви се появи.

Разбира се, това може да ви се стори много, когато управлявате нещата от чужбина. Точно затова ние помагаме на чуждестранните предприемачи да управляват своите холандски бизнеси гладко, без да се губят в правила или документи. Ние се грижим за текущата администрация: счетоводство, декларации за ДДС, подаване на корпоративни данъци, изплащане на заплати, ако наемате персонал, и цялата комуникация с данъчната служба. Ако продавате през границите на ЕС, ние обработваме декларациите за отворен код или декларациите за ICP, така че всичко да остане точно. Ние също така помагаме с актуализации на UBO (Unbound Board - окончателното търговско дружество), подавания в Търговската камара и запазване на вашата правна структура непокътната. Привличате нов акционер? Ние координираме нотариалното прехвърляне на дялове. Трябва да назначите нов директор или да промените адреса? Ние актуализираме записите, така че всичко да остане чисто и официално. За компании, търгуващи със стоки, можем да поискаме EORI номера и дори лиценз по член 23, което означава, че не е необходимо да финансирате предварително ДДС върху вноса, което е огромно предимство по отношение на паричния поток.

Ако правителствените портали ви объркват (и повярвайте ни, те объркват мнозина), ние организираме електронно регистриране (E-herkenning), за да може вашата бизнес компания (BV) да се регистрира сигурно в холандските власти. А за чуждестранни бизнес компании, които се нуждаят от местна база, ние предоставяме регистриран бизнес адрес и секретарска поддръжка, за да поддържаме комуникацията. С други думи, вие се фокусирате върху правенето на бизнес. Ние гарантираме, че вашата BV е в съответствие с нормативните изисквания на всеки етап, от учредяването до ежедневните операции, през целия път до растежа, преструктурирането и дори закриването в един далечен бъдещето. Това е спокойствието, което всеки предприемач заслужава. Вашата холандска BV получава силен бек-офис партньор, а вие получавате свободата да изградите историята на успеха, за която сте дошли тук.

Множеството услуги, които можем да ви предложим

Intercompany Solutions е помогнала на стотици чуждестранни предприемачи от над 50 различни националности. Нашите клиенти варират от малки еднолични стартиращи фирми до мултинационални корпорации и всичко между тях. Нашите процеси са насочени към чуждестранни предприемачи и като такива, ние знаем най-практичните начини да ви помогнем с регистрацията на вашата компания. Можем да ви помогнем с пълния пакет от регистрация на компания в Холандия, самостоятелно или чрез доверени и професионални партньори, с които работим в тясно сътрудничество:

• Създаване на дружество в Нидерландия
• Заявление за ДДС или EORI номер
• Заявление за чуждестранни ДДС номера
• Помощ при стартиране
• Счетоводни услуги
• Административни услуги
• Секретарски услуги
• Правна помощ
• Администрация на заплатите
• Данъчни услуги
• Връщания от OSS
• Декларации за вътреобщностни сделки (ICP)
• Придобиване на лиценз по член 23
• Получаване на електронно обучение за вашата компания
• Придобиване или закриване на G-сметки
• Прехвърляне на акции
• Закриване на холандски компании
• Общи бизнес съвети

Ние непрекъснато подобряваме нашите стандарти за качество, за да предоставяме постоянно безупречни услуги.

Как Intercompany Solutions може да ви помогне с всички данъчни въпроси

Като компания, ние не само учредяваме холандски компании за чужденци. Нашите услуги достигат много по-далеч от това, тъй като нашата цел е не само да ви помогнем с учредяването на вашия холандски бизнес, но и да ви помогнем да управлявате нещата гладко от самото начало. Това включва допълнителни услуги като правни и данъчни консултации, но също така и много специфични услуги, като тези, които споменахме по-горе. Ако желаете помощ с нещо, свързано с данъци, моля, не се колебайте да се свържете с нас по всяко време. Можем да ви помогнем с различни неща, вариращи от еднократни проблеми до периодична помощ с данъчни декларации и съвети относно промени, които биха могли да окажат влияние върху вашия бизнес. Просто ни се обадете и ние ще ви помогнем по най-добрия възможен начин.