Ролята на холандските нотариуси при учредяването на бизнес

Intercompany Solutions подпомага предприемачи от цял ​​свят при учредяването на холандски компании. Тъй като най-избираният вариант е холандската бизнес дружества (BV), ние работим с нотариуси през повечето време. Нотариусът е човек, който учредява вашата компания, преди тя да може да бъде регистрирана в Холандската търговска камара. В тази статия ще обясним подробно защо ще ви е необходим нотариус, ако искате да учредите холандска бизнес дружества, какво всъщност прави нотариусът и как се формира нашата роля в целия процес на учредяване на бизнес.

Тъй като ние предлагаме и различни допълнителни услуги за чуждестранни предприемачи с холандски бизнес, разполагаме с широка мрежа от отлични нотариуси, от които можете да се възползвате. С нашия опит, вашата холандска компания ще бъде създадена само за няколко работни дни. Това ще ви даде възможност да започнете дейността си почти веднага. Искате ли да научите повече за това, което можем да направим за вас? Или искате да получите персонална оферта? Тогава, моля, не се колебайте да се свържете с нас чрез бутона по-долу.

Резюме: Докато много страни позволяват изцяло дигитална регистрация на бизнес, нидерландското законодателство изисква участието на нотариус за всички бизнес дружества, за да се предотвратят измами и да се гарантира корпоративна прозрачност. Нотариусът е отговорен за изготвянето на Учредителен акт, проверка на самоличността на всички заинтересовани страни и осигуряване на Устав спазват нидерландското гражданско законодателство. Този процес създава „доверен“ статут за вашия бизнес, което е жизненоважно за откриване на банкови сметки и формиране на партньорства в рамките на ЕС.

Отговорност на нотариуса	Защо има значение за вас
удостоверяване на самоличността	Предотвратява кражба на самоличност и осигурява дееспособност
Изготвяне на статии	Създава „правилника“ за гласуване, акции и директори
Регистрация в УБО	Спазване на законите на ЕС за борба с изпирането на пари (AML)
KvK Filing	Официално регистрира бизнеса в Търговския регистър
Правен съвет	Гарантира, че разбирате задълженията и отговорностите си като директор

Ако идвате от друга държава, за да създадете бизнес тук, любовта на холандците към нотариусите може да ви се стори малко необичайна в началото. На някои места стартирането на компания е предимно административна задача. По принцип попълвате формуляр онлайн, плащате такса и сте готови. В Холандия нещата работят малко по-различно, когато става въпрос за определени видове бизнес, като например холандската BV (Besloten Vennootschap), която е еквивалент на дружество с ограничена отговорност. BV е официална правна структура, тъй като защитава личните ви активи, позволява гъвкаво акционерно участие и ви дава професионално присъствие на пазара на ЕС. Поради това холандското законодателство изисква нотариус да участва в създаването ѝ. Нотариусът не само подпечатва документи, но всъщност действа като правна защита. Тяхната работа е да се уверят, че вашата компания е създадена правилно, че всички разбират какво подписват и че се спазват националните закони относно собствеността, прозрачността и корпоративното управление.

За чуждестранните предприемачи тази роля често е объркваща в началото. Може да се запитате: „Защо ми е нужен нотариус, само за да започна бизнеса си?“. Но след като преминат през процеса, повечето основатели наистина го оценяват. Получавате компания, която е правно стабилна от първия ден и има ясни правила за неща като акции и вземане на решения. Така че в тази статия ще ви запознаем с това, което всъщност правят холандските нотариуси за вашата бизнес компания. Ще разгледаме и въпроси като защо законът ги изисква и как работата с нотариус прави създаването на вашия бизнес по-гладко, по-безопасно и по-доверено от институции като правителството, банките и партньорите. Ако искате да отидете отвъд простото регистриране и вместо това да изградите компания с подходяща правна подготовка, нотариусът е вашият водач.

Какво всъщност прави един холандски нотариус

Така че нотариусът всъщност има много задачи. Повечето хора обикновено се свързват с нотариус, когато искат да купят недвижим имот или да съставят завещание. Но някои видове бизнес също изискват нотариално участие, тъй като тези видове бизнес се разглеждат като отделни юридически лица. Това създава и ограничената лична отговорност, която е свързана с нотариалното учредяване (BV). Накратко, основната задача на нотариуса е да подготви и изпълни нотариалния акт за учредяване, който е като акт за раждане на вашето BV. Този документ включва две много важни части:

• Всички подробности за основателите и директорите
• Уставът, който определя правилата за функционирането на BV

Нотариусът винаги проверява вашата самоличност и след това потвърждава дали действително имате право да действате от името на участващите чуждестранни компании, а също така потвърждава, че всички структурни решения са законно обосновани. След това те подават BV до Търговската камара (KvK) за официална регистрация и се уверяват, че вашата компания получава KvK номер и заявка за регистрация по ДДС, където е необходимо. Голяма част от работата на нотариуса е по същество предотвратяване на измами. Освен това, холандските нотариуси са задължени да извършват проверки за надлежна проверка, включително получаване на информация, която помага за постигане на прозрачност на собствеността за проверка на UBO (крайния собственик), проверки за борба с прането на пари и преглед на цялостната законност на вашите бизнес дейности. Това защитава както вас, така и вашите бъдещи клиенти, тъй като холандската BV е надеждна, защото нотариусът се е уверил, че не е създадена по съмнителни причини. Друга полезна роля на нотариусите е преводът и обяснението. Ако холандското законодателство или терминологията ви се струват трудни за разбиране, нотариусът може да ви обясни всичко на английски език. Те искат да се уверят, че напълно разбирате компанията, която ще притежавате. Тази яснота помага да се избегнат бъдещи недоразумения между акционери или директори.

Защо ви е необходим нотариус, за да учредите холандска BV

И така, ето големия въпрос: защо всъщност ви е нужен нотариус, за да сформирате бизнес дружества (BV)? Кратък отговор: холандското правителство иска BV да бъдат приемани сериозно. Холандските BV могат да притежават активи, да подписват договори, да наемат персонал и дори да набират инвестиции. И ако компанията фалира, акционерите обикновено пазят личните си активи в безопасност. Това е мощно средство. Поради тази причина законът гласи, че BV трябва да бъде учредено чрез нотариален акт, така че няма преки пътища. Нотариусът проверява дали всички участници наистина разбират какво подписват. И това не е просто подпис, а съгласие. Те проверяват кой притежава кои акции, кой взема решения и как проблемите ще бъдат решени по-късно. Мислете за нотариуса като за съдията, който се уверява, че играта започва честно.

Има няколко вида бизнес, които можете да създадете без нотариус. Например, едноличен търговец или VOF (дружество за еднолични търговци). Те са по-лесни, но губите сигурността на ограничената отговорност. Повечето международни предприемачи не искат този риск. Така че, ако искате предимствата на BV (бизнес търговец), нотариусът е просто част от пакета. Но честно казано? Успокояващо е да имате юридически експерт, който да провери всичко два пъти, преди компанията ви да стартира.

Нотариусът урежда и неща като акционерния капитал, структурата на акционерите и учредителния договор.

Когато нотариусът изготвя учредителния договор, той по същество ви помага да напишете правилника на вашата компания. Това не е някакъв прашен, скучен документ, който стои вечно в чекмедже. Той оформя как вашата биография всъщност работи в реалния живот. Например:

• Как се емитират нови акции?
• Кой може да бъде директор и какво може да прави сам?
• Как гласуват акционерите и какъв тип въпроси изисква единодушно решение?
• Могат ли акциите да се продават свободно или други лица получават предимство при покупката?

Тези правила имат голямо значение по-късно. Представете си, че започвате с доверен партньор, но след няколко години някой иска да напусне и да продаде акциите си на непознат. Ако учредителните документи не ви защитават, този непознат може внезапно да седне на масата ви и да взема решения относно вашата компания. Нотариусите също така помагат да превърнете вашата бизнес визия в нещо солидно: планове за растеж, опции за инвеститори и дори гъвкавост за бъдещо разширяване. Те изслушват какво искате и след това го превръщат в правен език, който действително работи. Това е малко като да кажете на шивач как искате да ви стои костюм. Нотариусът крои и зашива компанията, за да отговаря на вашите професионални цели.

Регистрация на краен бенефициентен собственик (UBO)

Всяка холандска бизнес компания (BV) трябва да регистрира своите крайни бенефициентни собственици (често съкращавани като UBO). Това може да звучи сложно, но просто означава: кои са хората, които всъщност притежават или контролират вашата компания зад кулисите? Правителството не иска анонимни компании, където не може да се каже кой е отговорен. Ето как измамите и прането на пари успяват да се запазят живи. Така че по време на процеса на учредяване нотариусът проверява и регистрира UBO. Ако акционер притежава 25% или повече от акциите или има 25% или повече права на глас, той трябва да бъде регистриран като UBO. Ако никой не премине тази граница, нотариусът проверява кой има реално влияние. Чуждестранните предприемачи понякога намират тази стъпка за изненадваща и сложна, или може би дори ненужна. Те се притесняват, че неща като личните им данни ще бъдат изложени на целия свят. Но в действителност само ограничена информация е публично видима на уебсайта на Търговската камара. Наистина чувствителната информация все още е скрита в защитени правителствени системи. 

Банките, данъчните власти и някои професии, свързани с съответствието, могат да се консултират с тези системи, но случайни хора на улицата не могат да ровят в данните ви. Ролята на нотариуса тук е да поддържа всичко последователно и правно коректно. Те проверяват паспорти, доказателство за адрес, корпоративни документи, ако е замесена чуждестранна компания, и потвърждават веригата на собственост. Ако някой иска да скрие собствеността, нотариусът ще спре учредяването, както е законово задължен да направи. Моля, имайте предвид, че тази прозрачност всъщност защитава и вас. Когато правите бизнес в Холандия, партньорите и банките могат да видят, че вашата бизнес компания е легитимна и надеждна по този начин. Това е силен сигнал, който казва: „Тук не се случва нищо съмнително, просто истинско предприемачество.“ Без нотариус, координиращ тази част, процесът на регистрация на UBO би бил много по-объркващ. За тях това е просто още едно отметнато квадратче по пътя към стартирането на вашата компания.

Информация, която е особено важна за чуждестранни основатели

Ето един голям плюс за международните предприемачи: не е нужно да пътувате до Холандия, за да създадете бизнес дружества (BV). Нотариусите са се адаптирали към глобалния бизнес свят. Днес много учредявания на дружества се случват дистанционно чрез видео идентификация, апостилирани документи или пълномощно. Например, ние работим чрез пълномощно, така че не е нужно да пътувате до Холандия, за да създадете бизнес. Това означава, че можете да си седите вкъщи, докато вашата BV е официално установена в Европа. И така, как точно работи това? Първо, нотариусът ще провери самоличността ви чрез защитена цифрова платформа или със заверени копия на вашия паспорт. Ако акционер е компания, а не частно лице, трябва да предоставите корпоративни документи (като учредителен акт или извлечение от регистър) с апостил. Нотариусът преглежда всичко, подготвя нотариалния акт и или насрочва видео подписване, или подписва от ваше име, използвайки пълномощно, което сте подписали по-рано, което всъщност е много ефективно.

Тази гъвкавост е особено полезна, когато множество основатели живеят в различни държави. Вместо да се налага да координират международни пътувания и други сложни действия, всеки просто подписва дигитално. По този начин часовите зони се превръщат в единственото незначително предизвикателство. И след като BV бъде регистрирана в Търговската камара, можете веднага да кандидатствате за бизнес банкова сметка и ДДС номер и да започнете дейност, дори преди да стъпите в страната. Нотариусът по същество действа като ваш представител в правната система. Той гарантира, че холандските правила се спазват, докато вие се чувствате комфортно, където и да се намирате. Това е една от причините Холандия да се смята за толкова приятелско място за трансгранично предприемачество. Получавате напълно легална компания от ЕС, без стреса от резервиране на полети или лично навигиране в местните офиси.

Възможни промени по време на съществуването на дружеството и какво могат да направят нотариусите за вас

Много чуждестранни предприемачи смятат, че работата на нотариуса приключва в момента, в който бизнес дружествата (BV) бъдат регистрирани. Актът е подписан, Търговската камара е издала документите... работата е свършена, нали? Не съвсем. BV е гъвкава структура. Тя расте, променя собствеността, добавя нови директори и коригира правилата си, и много от тези промени изискват отново нотариус. Мислете за нотариуса като за официален „пазител“ на структурата на BV. Всеки път, когато правната структура се промени, той се уверява, че е правилно регистрирана. Например, ако искате да привлечете инвеститор, можете да емитираме нови акции. Това изисква нотариален акт. Или ако един акционер иска да напусне, нотариусът ще прехвърли акциите му на новия собственик и ще ги регистрира правилно. Може би вашата компания се разраства бързо и първоначалният устав вече е твърде рестриктивен: няма проблем, нотариусът може да го измени, за да ви даде по-голяма гъвкавост. 

Дори нещо толкова просто като назначаването на нов управляващ директор или отстраняването на такъв трябва да бъде регистрирано внимателно. Това не е бюрокрация само заради документите. То защитава стабилността и репутацията на компанията. Банките, доставчиците и бизнес партньорите искат да знаят, че официалните записи на вашата BV съответстват на реалността. Ако по-късно възникне спор между акционерите, документите на нотариуса се превръщат в ясен запис на това какво се е случило и кога. Така че, казано по-просто, вашата BV ще се развива, а нотариусът е там, за да се увери, че тези промени винаги са безопасни, законни и признати от всички, които трябва да се доверят на вашия бизнес.

Разходи, срокове и практически очаквания

Разбира се, наемането на нотариус струва пари. Но добрата новина е, че стартирането на бизнес дружества (BV) в Холандия стана много по-достъпно през последното десетилетие. Минималният акционерен капитал беше 18 000 евро. Сега? Можете да започнете с 1 евро, ако желаете. Повечето разходи сега са свързани с времето и експертизата на нотариуса. Цените варират в зависимост от сложността. За обикновено BV с един акционер цената обикновено е по-ниска. Ако участват няколко чуждестранни компании или ако искате структура по поръчка, очаквайте малко повече. Така или иначе, в сравнение с правната защита и доверието, които печелите, това е добра стойност. Времето също е доста бързо. След като всички лични и фирмени документи са готови, BV често може да бъде учредено в рамките на няколко работни дни. 

Дистанционната идентификация може да добави малко време, но все пак далеч не е дълъг процес. Най-големите забавяния се случват, когато учредителите чакат твърде дълго, за да предоставят документи, като сканирани паспорти или апостилирани документи. Предварителната подготовка на всичко ускорява целия процес. Още едно очакване: нотариусите са старателни. Понякога може да ви поискат документи или обяснения, които може да сметнете за ненужни. Но не забравяйте, че нотариусите са отговорни за предотвратяването на измами и за осигуряване на спазването на холандското и европейското законодателство. Така че, ако задават въпроси, това е, за да защитят вас и легитимността на вашата нова BV. Малко търпение по време на формалностите е от голямо значение.

Как Intercompany Solutions може да координира безпроблемно целия нотариален процес вместо вас

Получаването на регистрационен номер е само част от създаването на холандска бизнес компания (BV). Също така трябва да изградите бизнес структура, която ви защитава, помага ви да се разширите и ви позволява да правите бизнес на сериозен пазар. Холандските нотариуси са много важни за осъществяването на това. От самото начало те се уверяват, че всичко е наред: вашата собственост, вашите бизнес стандарти и вашата правна основа. Те помагат за спиране на измамите, за по-ясни решения, за доказване на прозрачност и за превръщането на вашите идеи в структура, на която банките и други могат да се доверят. BV не би била толкова надеждна или правно сигурна без помощта на нотариуса. В тази статия видяхте как нотариусът ръководи целия процес на създаване на бизнес: проверка на документи, писане на нотариален акт, разработване на учредителния ви акт, подаване на регистрации в KvK и гарантиране, че информацията за UBO е записана точно. 

И те не изчезват след регистрацията ви; те са тези, които ви помагат, когато нещо се промени във вашия бизнес по-късно. Идват ли нови инвеститори? Преместват ли се акциите? Идват ли или си отиват директори? Променят ли се законите, за да позволят на нещата да се развиват? Нотариусът се уверява, че тези корекции са законни и официални. Можете да се съсредоточите върху бизнеса си, докато рамката зад него остава силна. Нотариусът не е проблем за международните учредители; той е вашият местен съюзник. Не е нужно да ходите до Холандия, да влизате в правителствени сгради или да разбирате системата сами. Можете да настроите всичко от всяка точка на света с дистанционна проверка, видео подписване, заверени документи и пълномощни. Холандската бизнес дружества може да са на хиляди километри от дома ви, но с подходящата помощ няма да се чувствате така.

И тук идваме ние. Помогнали сме на много собственици на бизнес от цял ​​свят бързо и правилно да създадат своята холандска бизнес компания (BV). Ние помагаме с всяка стъпка от нотариалната процедура, от получаването на необходимите документи до насрочването на идентификация, подготовката на информация за акционерите, координирането на подписите, организирането на превода, ако е необходимо, и изпращането на всичко до Търговската камара. Нашият екип знае точно от какво се нуждаят нотариусите и как да поддържа нещата в безпроблемно протичащи, така че да не се налага да се справяте със забавяния или много документи. Ние продължаваме да помагаме с практически неща като кандидатстване за ДДС номер, данъчни облекчения и продължаващо спазване на изискванията, за да поддържаме бизнеса ви здрав и уважаван след създаването на BV. Вие получавате работеща холандска бизнес структура, без никакъв стрес или объркване относно закона. Ще ви помогнем на всяка стъпка от пътя, ако сте готови да превърнете мечтите си в реален, работещ бизнес в Холандия. Нотариусът се грижи за правната страна, а ние се грижим всичко да върви добре. Вие измисляте идеята, а ние ще ви помогнем да я превърнете в солидна холандска база.

Множеството услуги, които можем да ви предложим

Intercompany Solutions е помогнала на стотици чуждестранни предприемачи от над 50 различни националности. Нашите клиенти варират от малки еднолични стартиращи фирми до мултинационални корпорации и всичко между тях. Нашите процеси са насочени към чуждестранни предприемачи и като такива, ние знаем най-практичните начини да ви помогнем с регистрацията на вашата компания. Можем да ви помогнем с пълния пакет от регистрация на компания в Холандия, самостоятелно или чрез доверени и професионални партньори, с които работим в тясно сътрудничество:

• Създаване на дружество в Нидерландия
• Заявление за ДДС или EORI номер
• Заявление за чуждестранни ДДС номера
• Помощ при стартиране
• Счетоводни услуги
• Административни услуги
• Секретарски услуги
• Правна помощ
• Администрация на заплатите
• Данъчни услуги
• Връщания от OSS
• Декларации за вътреобщностни сделки (ICP)
• Придобиване на лиценз по член 23
• Получаване на електронно обучение за вашата компания
• Придобиване или закриване на G-сметки
• Прехвърляне на акции
• Закриване на холандски компании
• Общи бизнес съвети

Ние непрекъснато подобряваме нашите стандарти за качество, за да предоставяме постоянно безупречни услуги.

Как Intercompany Solutions може да ви помогне с всички данъчни въпроси

Искате ли да създадете холандска бизнес компания? Или искате да разширите съществуващия си чуждестранен бизнес в Холандия, например чрез холдингова структура? Тогава ние винаги сме готови да ви помогнем. Помогнали сме на хиляди чужденци по този начин, за да могат да разширят дейността си в чужбина и да генерират повече приходи и успех по този начин. Можем да ви помогнем и с допълнителни услуги, като тези, които вече споменахме по-горе. Нашите услуги са специално насочени към чужденци, които искат да установят бизнес присъствие тук. Моля, обадете ни се, ако искате да научите повече за това, което можем да ви предложим и за възможностите, които са на ваше разположение.