Регистриране, промяна и дерегистрация на UBO в холандския регистър на UBO

Когато притежавате холандска компания, ще трябва да вземете предвид, че ще трябва официално да регистрирате всеки така наречен „Краен бенефициен собственик(и)“ на вашата компания в холандския регистър на UBO. Това обикновено са директорите и акционерите, при условие че отговарят на определени критерии. Intercompany Solutions има дългогодишен опит в създаването на холандски компании за чуждестранни предприемачи и много други свързани въпроси, като финансови, правни и административни услуги. Тези услуги могат да ви помогнат да постигнете значителен успех и едновременно с това да се придържате към холандското законодателство и разпоредби.

Като такива, ние също можем да ви помогнем с всякакви допълнителни задачи, които може да срещнете по пътя си към Създаване на холандска компания. Регистрирането, промяната или дерегистрацията на UBO също е част от нашия репертоар от услуги. Ние твърдо вярваме, че всеки вид разширяване на бизнеса трябва да се извършва по правилен и печеливш начин. Ето защо ние постоянно се стремим да помагаме на чуждестранните предприемачи да установят присъствието си в Холандия по стабилен и печеливш начин. Ако някога искате да научите повече за това, което правим, не се колебайте да ни попитате за неангажиращ професионален съвет. 

Защо UBOs трябва да бъдат регистрирани в Холандия?

Регистърът на УБО е действащ от 27^th от март 2022 г. Регистрирането на крайни действителни собственици (UBO) в Нидерландия е от съществено значение за подобряване на прозрачността и отчетността в бизнес дейностите. Това се дължи на факта, че всички важни лица, които или управляват компания, или са съществени акционери в компанията, носят отговорност за всички действия, предприети чрез компанията. Казано по-просто: така е по-лесно да се търси отговорност от властимащите за делата им. Тази мярка е в съответствие с разпоредбите на Европейския съюз, по-специално с Директивите на ЕС за борба с изпирането на пари (AMLD), и обслужва няколко критични цели, които ще изброим по-долу. 

1. Борба с финансовите престъпления

Регистърът на УБО помага в борбата с прането на пари като за начало. Чрез идентифициране на лицата, които в крайна сметка се облагодетелстват от финансови транзакции или бизнес дейности, регистърът на UBO може да следи отблизо какво правят лицата точно чрез корпоративни средства. Освен това регистърът на UBO активно се противопоставя на финансирането на тероризма, като повишава прозрачността, за да предотврати злоупотребата с финансови системи за престъпни цели. Освен това регистърът се бори пасивно срещу укриването на данъци и измамите. Това се постига чрез предоставяне на властите на ясна картина на структурите на собственост, за да се намалят незаконните дейности.

2. Насърчаване на прозрачността

Регистърът на УБО разкрива лицата зад фирми, съдружия, фондации и други юридически лица, като намалява възможността за използване на сложни структури на собственост за прикриване на незаконни дейности. Той позволява на обществеността, журналистите и други фирми да имат достъп до определена информация на UBO, създавайки доверие и увереност в бизнес средата. По този начин вие веднага знаете с кого правите бизнес, дали тяхното досие е чисто и дали дори трябва да подтикнете някаква форма на потенциално партньорство, без да излагате текущия си бизнес на риск.

3. Покриване на изискванията на ЕС

Регистърът на UBO е упълномощен от ЕС като част от неговата по-широка рамка за борба с прането на пари. Съответствието гарантира, че Нидерландия изпълнява задълженията си като държава-членка на ЕС, избягвайки санкции или рискове за репутацията. Така че, ако имате някакви амбиции, които включват създаване на бизнес в Холандия, който може да бъде въвлечен в престъпна дейност, трябва да бъдете предупредени. Регистърът активно се стреми да елиминира всяка компания или заинтересовано лице, което иска да изгони други от бизнеса чрез незаконни, нечестни или по друг начин престъпни средства. ЕС има свой единен европейски пазар, на който стоките и услугите се търгуват свободно. И ЕС иска да остане така. 

4. Улесняване на надлежната проверка за бизнеса

Надлежната проверка е много важна част от правенето на бизнес по надеждни начини. Дю дилиджънс основно означава, че правите някои проучвания на потенциални бизнес партньори, клиенти и инвеститори. Правенето на грешен избор в която и да е посока може потенциално да ви замеси в мръсни дела, така че е най-добре да сте сигурни, че знаете с кого си имате работа. Финансови институции, правни специалисти и други субекти имат достъп до регистъра на UBO, за да изпълнят изискванията на Know Your Customer (KYC) и надлежна проверка. Този процес гарантира, че компаниите са наясно с организациите и лицата, с които се ангажират, намалявайки излагането на финансови и правни рискове.

5. Засилване на лоялната конкуренция

Честната конкуренция е в основата на честното и равнопоставено капиталистическо общество. Капитализмът не е само правене на пари; напротив. Фактът, че някои хора подбуждат нещо ново, незабавно създава нови възможности за бизнес и заетост, което потенциално може да накара обществата да процъфтяват. Прозрачността относно собствеността и контрола обезсърчава неетичните бизнес практики, създавайки равни условия за честните компании. Защото, когато някой направи нещо незаконно, то ще бъде регистрирано, поради това, че може да знае UBO на всяка фирма.

Основни данни от регистъра на УБО

Холандският регистър UBO (крайен бенефициален собственик) е система, предназначена да подобри прозрачността относно лицата, които в крайна сметка притежават или контролират компании и други юридически лица в Холандия. Той е част от директивите на Европейския съюз за борба с изпирането на пари и има за цел да се бори с финансовите престъпления като пране на пари и финансиране на тероризма. Вече обсъдихме това накратко по-горе, но винаги си струва да споменем, че регистърът на UBO има за цел равнопоставено и честно предприемачество. Това също е начин да се избегнат твърде големи монополи, които могат незабавно да унищожат малки (но все пак печеливши и честни) предприятия. И така, нека да се заемем с работата.

Кой се квалифицира като UBO?

Така че след всички тези разговори за регистъра на UBO, клопките и печалбите, които идват от това да си UBO, вероятно се чудите какво всъщност е UBO. И така, UBO е лице, което притежава или контролира повече от 25% от компания или юридическо лице, или чрез права на собственост, или чрез права на глас. Така че, ако притежавате или контролирате повече от 25% от компания, вие официално сте UBO. Въпреки това има някои предложени актуализации, които имат за цел да включат лица с точно 25% собственост или права на глас, разширявайки определението, за да подобрят покритието. Така че вече не е над 25%, а до 25% за това, че не си UBO. Обърнете внимание, че да си UBO може да изглежда като силно нещо, но има някои отговорности, когато човек се квалифицира като UBO. Например, има някои изисквания за регистрация. 

Изисквания за регистрация и последици в случай на неспазване

Така че компаниите и юридическите лица трябва да регистрират данните за своите UBO в регистъра на UBO на Холандската търговска камара. Това включва идентифицираща информация за UBO, като име, рождена дата и естеството на тяхната собственост или контрол. Когато човек не направи това, може да има сериозни последици. Важността да знаете кой притежава по-голямата част от компанията се крие в начина, по който този човек управлява бизнеса. Ако е законно изпълнен и управляван, изобщо няма проблем. Но ако UBO премине някои законови граници, те могат да се сблъскат с проблеми със спазването и последващи санкции. Което в Холандия се равнява на административни санкции, за начало. Можете да получите наказание, което възлиза на административна глоба до 21,750 XNUMX евро. Има и допълнителни санкции за неспазване, като например заповед за спазване под заплаха от допълнителни глоби.

Освен административните глоби има и наказателни санкции. Това се дължи на факта, че неизпълнението може да се счита за стопанско престъпление по смисъла на Закона за стопанските престъпления. Потенциалните последици от нарушаването на този акт включват глоби, общественополезен труд или дори лишаване от свобода в тежки случаи, особено ако е предоставена невярна информация по време на регистрацията. Властите активно наблюдават съответствието, за да осигурят прозрачност и да предотвратят злоупотреба с корпоративни структури за незаконни дейности като пране на пари или укриване на данъци.

Текущи данни за съответствие

Към март 2024 г. около 80% от юридическите лица в Нидерландия са изпълнили изискването за регистрация. Както обсъдихме преди, неспазването може да доведе до глоби или други наказания. В странична бележка достъпът до регистъра на UBO беше временно ограничен поради опасения за поверителността след решение на съда на ЕС. Въпреки това някои субекти като банки, нотариуси и застрахователни компании си възвърнаха достъпа до средата на 2024 г., което им позволява да изпълняват ефективно задълженията за надлежна проверка. Освен това, от юни 2024 г. компаниите ще могат да получават заверени извлечения от регистъра на UBO, за да демонстрират съответствие с изискванията на Know Your Customer (KYC). Регистърът на UBO е в съответствие с международните усилия за подобряване на корпоративната прозрачност и намаляване на финансовите престъпления. Въпреки че е ефективен в насърчаването на отчетността, той е изправен пред предизвикателства, особено около балансирането на прозрачността с опасенията за поверителност. Това все още е продължаващ проблем, който обаче трябва да бъде решен в относително кратък период от време.

Субекти, които са длъжни да регистрират УБО

Много е важно да знаете кой тип юридическо лице трябва да регистрира UBO. Във всички случаи това включва субект, който участва в бизнеса. Това включва, наред с другото:

• Компании (BV, NV и други)
• Фондации и сдружения
• Партньорства (общи, ограничени или професионални)

Изключенията се прилагат за еднолични търговци, публично регистрирани дружества и определени сдружения без пълна правоспособност. След като регистрирате UBO, имайте предвид, че някои данни, като имена и проценти на собственост, са публично достъпни за насърчаване на прозрачността. Не всички данни обаче са публични. Определена лична информация, като например адреси на жилище, е достъпна само за упълномощени субекти като нотариуси и финансови институции. За подробни насоки Холандската търговска камара предоставя официална документация и инструменти за поддръжка за регистрация на UBO. Можете също така да се обърнете към консултантски услуги от компании като Intercompany Solutions, които имат опит в корпоративното съответствие.

Регистриране на УБО в регистъра

Има ли хора, които са крайни действителни собственици във вашата организация, но все още не са посочени като UBO в регистъра на UBO? Тогава това е мястото, където регистрирате тези хора. Регистрирането на краен бенефициен собственик (UBO) в Холандия включва подаване на конкретна информация за лицата, които в крайна сметка притежават или контролират компания или друго юридическо лице. Този процес гарантира съответствие с разпоредбите срещу изпирането на пари и повишава корпоративната прозрачност. По-долу е даден подробен преглед на стъпките и изискванията за регистрация в UBO. Запомнете: така са защитени стартиращите фирми и собствениците на малък бизнес.

Стъпки за регистрация в УБО

За да определите кои са UBO във вашата компания, холандското правителство ясно обяснява как да идентифицирате лицата, които се квалифицират като UBO. Те могат да бъдат определени като тези, които:

• Пряко или непряко притежава повече от 25% от акциите или правата на глас
• Упражнявайте контрол чрез други средства, като споразумения или влияние

За да регистрирате UBO за вашата фирма, има някои основни стъпки, които трябва да предприемете. Ще очертаем тези стъпки по-долу.

1. Съберете необходимата информация:

Трябва да се предоставят следните подробности за UBO:

• Пълно име
• Дата на раждане и националност
• Адрес на местоживеене (който няма да бъде публично достояние)
• Характер и степен на собственост или контрол, изразени в проценти
• Документация в подкрепа на информацията, като акционерни споразумения и валиден документ за самоличност

2. Изпратете информацията до Холандската търговска камара (KvK)

• Регистрацията се извършва чрез KvK, онлайн или лично, или с помощта на специализирана фирма като напр. Intercompany Solutions. 
• Компаниите трябва да попълнят формуляра за регистрация на UBO, предоставен от KvK

3. Проверка от Холандската търговска камара (KvK)

След като направите всичко това, Холандската търговска камара проверява информацията, преди да актуализира регистъра на UBO. Някои полета, като например степента на собственост, са публични, докато личните данни остават ограничени.

4. Поддържайте и актуализирайте предоставената информация

Компаниите са отговорни за поддържането на данните за UBO актуални. Всички промени в собствеността или контрола трябва да бъдат докладвани своевременно и правилно. 

Промяна на УБО в регистъра

Освен регистриране на УБО можете да докладвате и промени в регистъра на УБО. Това може да са промени, които водят до например интереса, който UBO имат към вашата организация, и възможността за защита на личните данни на UBO. Промяната на крайните действителни собственици (UBO), регистрирани за холандски субект, включва актуализиране на информацията в регистъра на UBO, поддържан от KvK. Това е от съществено значение, когато има промяна в собствеността, контрола или структурата на предприятието. По-долу ще очертаем стъпките и основните съображения за актуализиране на подробностите за UBO.

1. Идентифицирайте промените във вашата компания

Най-важната част е ясно да определите какви промени ще настъпят. Има ли ново УБО, което трябва да се регистрира? След това това става чрез обичайната процедура за регистрация. Но може да има други промени, като например промени в броя на заинтересованите страни или процента на тяхното участие. Можете също така да определите кои лица вече не са UBO и да идентифицирате новите UBO въз основа на собственост или контрол, надвишаващ прага от 25%.

2. Съберете необходимата документация

След това ще трябва да подготвите документация, която ще докаже промяната, като актуализирани споразумения на акционерите, протоколи от заседания на борда или друга правна документация, потвърждаваща новата структура. Между другото, има разлика между публични и частни данни. Всички актуализирани публични данни, като име и степен на собственост, ще бъдат достъпни за обществеността. Но личните данни, като жилищните адреси, остават поверителни и са достъпни само за упълномощени лица.

3. Уведомете KvK

След като съберете цялата необходима документация, ще трябва да подадете актуализираната информация за UBO в KvK. Това обикновено може да стане онлайн или лично, или чрез доверен партньор в Холандия, когато сте чуждестранен предприемач и необходимите действия са твърде сложни за вас. Ще трябва да включите същите данни, както се изисква по време на първоначалната регистрация, която се състои от име, дата на раждане и националност на UBO, както и естеството на собствеността и контрола.

4. Изпратете заявката за промяна

Вие или компанията, която сте наели да се погрижи за такива въпроси, ще трябва да използвате специфичните формуляри на KvK за UBO актуализации. Уверете се, че информацията е точна и пълна, за да избегнете забавяне на обработката. Искате ли да промените чуждестранен частен адрес на UBO с холандски частен адрес или с друг чуждестранен адрес? След това ще трябва да използвате формуляр 18: Приложение към друг търговски регистър за това. По време на процеса на проверка KvK ще прегледа изпратените промени. След като всичко бъде одобрено, регистърът на УБО ще покаже актуализираната информация. Винаги се уверявайте, че спазвате холандските закони относно UBO. Това означава, че трябва да осигурите постоянно наблюдение и навременно докладване на бъдещи промени, за да избегнете санкции. 

Също така имайте предвид, че промените в данните на UBO трябва да бъдат докладвани в изявление на UBO в рамките на 7 дни след като станат валидни. Навременното докладване е от решаващо значение. Промените трябва да бъдат съобщени веднага щом настъпят. Както вече беше обсъдено по-горе, компаниите, които не успеят да докладват промени, могат да бъдат изправени пред глоби, административни наказания или увреждане на репутацията. За повече информация или поддръжка уебсайтът на Холандската търговска камара предоставя подробни ръководства и опции за контакт. Професионални съветници, като Intercompany Solutions, може да помогне при сложни промени на UBO или проблеми със съответствието

Дерегистрация на УБО

Можете също така да дерегистрирате хора в регистъра на УБО, когато вече не се считат за УБО. Ако дадено лице вече не е UBO, вие също трябва да докладвате това в рамките на 7 дни в извлечение от UBO. При отписване на УБО обърнете внимание дали трябва да регистрирате други УБО в регистъра на УБО. За да дерегистрирате UBO в Холандия, трябва да следвате процедурата за актуализиране или премахване на информация за UBO в регистъра на UBO на KvK. Дерегистрацията се случва, когато някой вече не се квалифицира като UBO, като например когато продаде акциите си, прехвърли правата си на глас или се оттегли от контролна позиция. По-долу сме изброили стъпките и ключовите подробности за процеса на дерегистрация на UBO за ваше удобство.

1. Проверете промените

Първото нещо, което ще трябва да направите, е да се уверите, че лицето вече не отговаря на критериите на UBO, които възлизат на споменатата по-горе собственост или контрол над 25%. Ако акционер напусне компанията например или продаде част от акциите си и вече не отговаря на критериите.

2. Уведомете KvK

След като знаете кого да дерегистрирате като UBO, трябва да подадете молба до KvK за премахване на данните на лицето от регистъра на UBO. Това обикновено може да се направи онлайн или лично, или от квалифицирана трета страна, която може да ви помогне с това. Винаги трябва да използвате формуляра за актуализиране или премахване на UBO, който се предоставя от KvK.

3. Предоставете необходимата документация

След това трябва да съберете всички необходими подкрепящи документи, като например актуализирани акционерни споразумения, актове за прехвърляне или решения на компанията. Трябва да представите доказателства за промяната, като документи, доказващи прехвърлянето на дялове или други промени в структурата на компанията, за да може процесът на дерегистрация да бъде финализиран.

4. Потвърждение за дерегистрация

След като Търговската камара провери информацията, тя ще актуализира регистъра на UBO и ще премахне данните на лицето. Моля, имайте предвид, че вие ​​също трябва да докладвате такива промени незабавно, за да останете в съответствие със закона, както при регистрацията на UBO и процесите на промяна. Освен това компанията трябва също да актуализира своите вътрешни записи и да уведоми съответните заинтересовани страни, като банки, ако е необходимо. Що се отнася до поверителността, дерегистрираните UBO вече няма да имат видими данни в публичния регистър. Въпреки това историческите записи може да останат достъпни за упълномощени субекти за целите на надлежната проверка. Липсата на дерегистрация на лица, които вече не са UBO, може да доведе до глоби или наказания, тъй като може да даде неточно представяне на структурата на собственост и контрол на компанията. За подробни насоки уебсайтът на Холандската търговска камара и юридически консултантски фирми като напр Intercompany Solutions може да предостави конкретни инструкции и формуляри, необходими за дерегистрация

Предизвикателства и опасения

Въпреки че регистърът на UBO има значителни предимства, той поражда опасения относно поверителността и сигурността на данните. Част от информацията на UBO е публична, което доведе до дебати за балансиране на прозрачността с индивидуалните права на поверителност. Системата е коригирана, за да отговори на тези опасения, като например ограничаване на публичния достъп до определени чувствителни данни. За повече информация относно обосновката и функционирането на регистъра на UBO ресурси като Холандската търговска камара (KvK) и правните рамки на ЕС предоставят допълнителна информация. разбира се Intercompany Solutions също може да ви помогне по всички въпроси, свързани с регистрацията на UBO, дерегистрацията и промените във вашата компания.

Искате ли да създадете холандска компания? Уверете се, че сте регистрирали и всички UBO

Intercompany Solutions е специализирана в Създаване на холандска компания, но ние можем да ви предложим много по-широка гама от услуги от това. Освен учредяването и регистрирането на компания в Нидерландия за вас, ние можем също така да ви помогнем с много допълнителни задачи като кандидатстване за разрешително, получаване на виза и различни административни задачи като вашата данъчна декларация и помощ при правни въпроси. Регистрирането, промяната и отписването на UBO също не е проблем за нас. След като решите да създадете холандска компания, ние ще ви поискаме някои стандартни документи, които включват валидна форма на идентификация, пълното ви име и дата на раждане, предпочитаното име на компанията и холандския адрес на регистрация на бизнеса. С тези документи можем да отидем при нотариус и да учредим вашата компания, но можем също така директно да уредим много други важни неща, като откриване на холандска банкова сметка и да се уверим, че сте правилно вписан като UBO в холандския регистър. 

Услугите, които можем да Ви предложим

Intercompany Solutions е подпомогнал стотици чуждестранни предприемачи от над 50 различни националности. Нашите клиенти варират от малки стартиращи фирми от едно лице до мултинационални корпорации и всичко между тях. Нашите процеси са насочени към чуждестранни предприемачи и като такива ние знаем най-практичните начини да ви помогнем при регистрацията на вашата компания. Ние можем да съдействаме с пълния пакет от регистрация на фирма в Холандия:

• Създаване на дружество в Нидерландия
• Откриване на местна банкова сметка
• Заявление за ДДС или EORI номер
• Заявление за различни разрешителни
• Заявление за виза или разрешение за стартиране
• Помощ при стартиране
• Финансови услуги
• Административни услуги
• Секретарски услуги
• Правна помощ
• Данъчни и финансови услуги
• Материали
• Общи бизнес съвети

Ние непрекъснато подобряваме нашите стандарти за качество, за да предоставяме постоянно безупречни услуги. 

Трябва ли да регистрирате, промените или отпишете УБО? Intercompany Solutions може да ви помогне

Intercompany Solutions е подпомогнала хиляди чуждестранни предприемачи от всички възможни области и страни при създаването на холандска компания. Ние знаем, както никой друг, как да се справим с процеса на учредяване бързо и правилно. Тъй като сме активни в тази област на работа в продължение на много години, ние също така изградихме широка мрежа от професионалисти, които могат да ни помогнат по всяко време с всеки въпрос или запитване, което може да имате. Това също така означава, че можем да предложим една от най-бързите холандски процедури за регистрация на компании, налични в момента. Ако разполагате с всички необходими документи и можете да ни ги изпратите, целият процес не трябва да отнеме повече от няколко работни дни. В повечето случаи това отнема 1-3 дни и вие сте готови да започнете да правите бизнес веднага.

Работим за фиксирани тарифи, които очевидно ще обсъдим с вас, преди да започнем да работим за вас. Вече можете да създадете холандски бизнес срещу €1499 ол-ин, което означава, че няма никакви скрити такси. Друг плюс е фактът, че процесът може да приключи изцяло дистанционно, ако можете да ни предоставите пълномощно. Това ви спестява много време и пари, тъй като не е нужно да пътувате физически до Холандия, за да създадете новия си бизнес. Ако искате да научите повече за нашите услуги, не се колебайте да разгледате нашия уебсайт за по-подробна информация. Винаги можете да се свържете директно с нас и ние ще ви помогнем оттук нататък.