Задължението за фискално задържане съгласно холандското законодателство

Актуализиран на 26 юни 2023 г

Когато стартирате холандски бизнес, ще трябва да се придържате към всички холандски закони, които регулират бизнес средата. Един от тези закони е така нареченото задължение за фискално задържане. Това по същество ви казва, че трябва да архивирате вашата бизнес администрация за определен брой години. Защо? Защото това позволява на холандските данъчни власти да проверяват вашата администрация, когато намерят за добре. Задължението за задържане на данъци е законово задължение, което се прилага за всички предприемачи в Холандия. Ако сте свикнали да работите с доста стари файлове и начини за архивиране на вашата администрация, това може да се окаже голямо предизвикателство. Има дори голям шанс, без да го знаете, да не спазвате задължението за задържане.

По същество задължението за фискално задържане гласи, че всички предприемачи в Холандия са законово задължени да запазят администрацията на своята компания в продължение на седем години. Моля, обърнете внимание, че за някои документи се прилага периодът на съхранение от седем години, но за други десет години. Документите също трябва да се съхраняват по начин, който позволява на инспекторите на холандските данъчни власти лесно да проверяват администрацията в рамките на разумен период от време. В тази статия ще очертаем какво означава задължението за фискално задържане за вашата компания, как можете да го спазвате и за какви капани да внимавате.

Информация за задължението за фискално задържане

Както вече обяснихме по-горе, всички собственици на холандски бизнес имат законово задължение да предложат на холандските данъчни власти възможността да проверят администрацията преди седем години. Това се отнася за основни данни за вашите финансови разходи и печалби, като например главната книга, вашата складова администрация, вземания и задължения, покупка и продажба и администрация на заплати. Така че всички пари, които излизат и влизат през всяка конкретна фискална година, която тече от 1^st януари до 31^st от декември. Трябва да имате предвид, че това означава, че всеки един холандски предприемач трябва да може да покаже всички данни от последните седем (или десет) години, по време на случайна проверка от данъчните власти. Случайни означава, че те могат да дойдат необявени, така че обикновено винаги трябва да сте подготвени.

Има много възможни причини за извършване на проверка, въпреки че понякога това се случва просто като общ одит. Данъчните власти може просто да решат, че имате нужда от периодична проверка, за да сте сигурни, че правите всичко законно и че администрацията ви е актуална. Тези проверки се случват на случаен принцип, но не много често. В други случаи най-често има ясна причина, поради която данъчните власти решават да ви проверят. Например подадохте декларации, които данъчните власти намират за подозрителни. Или можете да помислите за разследване, което данъчният инспектор извършва на един от вашите доставчици, или бизнес партньор, или друга участваща трета страна. След това инспекторът иска достъп до вашата администрация и проверява дали може да открие грешки или нередности. Ето защо счетоводителите и счетоводителите често обръщат внимание на своите клиенти, че е много важно да се води добре проектирана и стегната администрация.

Не само защото данъчните власти могат да дойдат и да се гмурнат във вашата администрация, но и поради други предимства специално за вас и вашата компания. Ако управлявате солидна администрация, тогава това ви дава представа за вашите финансови данни. Можете да го видите донякъде паралелно с домакинската книга: наблюдавате всички пари, които влизат и излизат. Това означава, че знаете точно къде има проблеми, например, когато харчите повече за активи, отколкото всъщност правите като печалби. Въпреки че шансът инспектор да почука на вратата ви не е голям, все пак е разумно да имате ред в администрацията. За предприемачите счетоводството също е надежден източник на цифри за вземане на информирани решения. Това означава, че е по-лесно да решите кога да инвестирате в нещо ново, вместо да инвестирате по-малко и вместо това да правите повече пари за определен период от време. Той ви дава цялостна представа за рентабилността на вашата компания, което е много важно, ако искате да постигнете истински успех.

Кога прилагате срока на задължението за задържане от 10 години?

Както споменахме накратко по-горе, редовният период на задържане е 7 години. В някои случаи предприемачите ще трябва да съхраняват информация и данни за няколко години по-дълго, а именно 10 години. Една от ситуациите, в които се прилага това задължение за продължително съхранение, е когато притежавате или наемате офис сграда или друг вид бизнес помещения. Данните за недвижимо имущество подлежат на задължение за съхранение от десет години, така че ако притежавате някакъв вид имущество чрез вашата компания, вие подлежите на по-дълъг период на съхранение. Същото важи, когато вашата компания предоставя или участва в предоставянето на услуги за радио и телевизионно излъчване, електронни услуги и/или телекомуникационни услуги и също така е избрала така наречената OSS схема (One-Stop-Shop). Имайте предвид, че всъщност е напълно възможно да сключите споразумения с данъчните власти относно определени разпоредби или договорености, като например:

• Колко детайлна трябва да бъде администрацията
• Начинът, по който се водят записите
• Съхраняване на данни, различни от основните данни, за по-кратък период от време

Също така пазете и актуализирайте, ако е приложимо, регистрацията на времето за „основни данни“ за годишното приспадане на предприемаческия данък. Това важи и за поддържането на добра регистрация на пробег. Трябва да запазите такъв, за да използвате личния си автомобил за работа или обратното: когато използвате служебния си автомобил само за работа, а никога за частни цели.

Кой точно трябва да държи администрация?

Един от първите въпроси, които може да зададете, е кой е длъжен да държи администрация поне 7 години? В действителност всеки един собственик на бизнес е длъжен да го направи. Няма значение колко голям или малък е вашият бизнес: задължението е на всеки холандски предприемач. Не само трябва да поддържате администрация, но и администрацията трябва да се поддържа по начин, който позволява на данъчните власти да я проверяват. Така че има включени някои правила и разпоредби, което означава, че вашата администрация трябва да е правилна според холандското законодателство. Имате нужда от тази администрация, за да подадете коректно декларация за ДДС и декларация за вътреобщностни доставки (ICP), но също така и за да можете да управлявате правилно бизнеса си. Като цяло това означава, че трябва да запазите всички оригинални документи, така че да можете да ги покажете на данъчния инспектор, когато той/тя извършва проверка.

Кой е освободен от поддържане на пълни регистри по ДДС?

Има някои предприемачи, които не трябва да водят пълни регистри по ДДС:

• Предприемачи, които доставят само освободени от ДДС стоки или услуги
• Юридически лица, които не са предприемачи, но имат идентификационен номер по ДДС

Допълнителни административни задължения

Имате ли компания, която търгува с маржинални стоки? Тогава за вас важат допълнителни административни задължения. Какво представляват маржин стоките? Маржиналните стоки обикновено са използвани (втора употреба) стоки, които сте закупили без плащане на ДДС. При определени условия следните артикули също могат да се считат за маржинални стоки:

• Изкуство / КАРТИНИ
• Антики
• Колекционерски предмети, които купувате или внасяте с ДДС.

Какво попада в категорията употребявани стоки?

Използвани стоки са всички стоки, които можете да използвате отново, независимо дали след ремонт или не. Моля, имайте предвид, че всички стоки, които купувате от частно лице, винаги са използвани стоки, дори и никога да не са използвани. Използваните стоки също включват стоки, които са били отгледани в предприятието или, както в случая с конете. Когато търгувате маржин стоки, трябва да водите записи. Това се дължи на факта, че търговията с маржинални стоки е предмет на общи административни задължения. В допълнение към това се прилагат различни правила за вашето администриране на маржин стоки. Покупко-продажбата на маржин стоки трябва, разбира се, да се съхранява във вашите записи. За тези стоки има два различни метода за постигане на това:

• Вие изчислявате ДДС за отделна стока и следите покупките и продажбите за артикул във вашата администрация. Данъчните власти наричат ​​това индивидуален метод.
• Вие изчислявате ДДС върху общия марж на печалбата в период на деклариране. Ние наричаме това метод на глобализация.

И двата метода са предмет на допълнителни административни задължения. И така, кой метод използвате? На този въпрос може да се отговори, като се посочи, че зависи от вида на стоките кой метод е позволено да използвате. Методът на глобализация е задължителен за следните стоки:

• Транспортни средства, като автомобили, мотоциклети, велосипеди, мотопеди и каравани
• Дрехи
• Мебели
• Книги и списания
• Фото, филмова и видео техника
• Видеокасети, DVD, музикални касети, компактдискове, плочи и др.
• Музикални инструменти
• Домакински уреди
• Електрически уреди
• Домашни любимци
• Изкуство, антики и колекционерска стойност (при определени условия, както беше споменато по-горе)

Методът на глобализация е задължителен и за частите, аксесоарите и консумативите, използвани в тези стоки, тъй като те са неразделна част от самите маржин стоки. Така че, дори ако поставите нова изпускателна тръба на употребяваната си кола, тя ще бъде част от стоката на маржа (колата).

Стоки, които не са квалифицирани като маржин стоки

Търгувате ли с други стоки освен маржин стоки? Това означава, че вашите стоки не могат да бъдат квалифицирани като използвани? След това трябва да приложите индивидуалния метод, за разлика от метода на глобализацията. Методът на глобализация ви позволява да компенсирате отрицателните маржове на печалба срещу положителните маржове на печалба. Това обаче не е позволено при индивидуалния метод. Във всеки случай е напълно възможно да поискате от холандските данъчни власти да променят методите, когато смятате, че това ще е най-подходящото за вас. Само в случай, че сте аукционер или посредник, действащ от Ваше име като аукционер, не можете да приложите метода на глобализация. Това може да се дължи на факта, че аукционерът функционира като посредник между купувачи и продавачи и следователно не може да се разглежда като собственик на артикула. Също така можете да продавате марж стоки с ДДС. Всъщност можете да изберете да продавате маржин стоки с ДДС. Можете да прочетете какво трябва да направите във вашата администрация под Административни последици при продажба по нормалната схема на ДДС.

Точните документи, които трябва да съхранявате през определен период от време

Както споменахме по-рано, трябва да съхранявате всички основни данни на администрацията на вашата компания за период от 7 години, за да могат данъчните власти да проверят данните. Периодът от 7 години започва да тече, когато изтече текущата стойност на всяка стока или услуга. За да можем да обясним какво означава „текущ“ в този контекст, можем да използваме примера с договор за лизинг на автомобил. Представете си, че наемате кола за период от 3 години. Докато договорът е активен, стоката или услугата се считат за текущи. С прекратяването на договора обаче стоката или услугата вече не се използва в този момент и следователно се квалифицира като с изтекъл срок на годност. Същото се отнася и за ситуацията, когато правите окончателно плащане, за да платите нещо (отстъпка). От този момент нататък е необходимо да съхранявате данни за тази стока или услуга в продължение на 7 последователни години, тъй като тогава всъщност започва периодът на съхранение. Разбира се, бихте искали да знаете кои документи и какви данни ще трябва да архивирате. Основните данни се състоят от следното като цяло:

• Главната книга
• Фондовата администрация
• Администриране на покупки и продажби
• Администриране на сметки за вземания и задължения
• Администрацията на заплатите

В допълнение към горепосочените основни данни трябва да вземете предвид факта, че трябва да запазите и всички основни данни. Основните данни се отнасят до теми като информация за вашите длъжници и кредитори и файлове със статии. Моля, обърнете внимание, че всички мутации в основните данни трябва да могат да бъдат проследени след това.

Правилният начин за съхранение на фактури

Важна част от задължението за съхранение е специфичният начин, по който данните се получават и съхраняват. Съгласно законовите разпоредби, засягащи тази конкретна тема, трябва да съхранявате книги, документи и носители на данни, които са важни за данъчното облагане, по същия начин, по който сте ги получили. И така, в първоначалното му състояние, което означава първичен запис на изходните данни. Това означава, че цифрово получен документ също трябва да се съхранява цифрово, което може да изглежда нелогично в началото, тъй като съхраняването на данни физически е било норма за толкова дълго време. Това вече не важи. Например, оферта или фактура, която получавате по имейл, трябва да се съхранява като цифров файл, тъй като оригиналният начин, по който сте я получили, е цифров. Съгласно правилата на задължението за съхранение, можете да съхранявате тази оферта или фактура само цифрово.

Друго нещо, което трябва да направите, е да съхраните източника на файла, който сте получили, до съхраняването на всеки цифров файл цифрово. Самото запазване на самата фактура не е достатъчно, тъй като данъчните власти искат да можете да докажете, че след получаването фактурата не е коригирана на ръка от вас. Така че, вие осъзнавате това, като не само съхранявате самата фактура, но и имейла, към който е прикачена фактурата. Това позволява на инспектора да види, че фактурата, която сте запазили като PDF или Word файл, наистина е същата като първоначално получената по имейл. Данните в информационната система, така наречените производни данни, трябва да могат да бъдат проследими обратно до изходните данни. Тази одитна пътека е важно условие, когато става въпрос за цифрово съхраняване на администрацията. Можете също така да поискате от клиентите си идентификация. Това, което обаче не е разрешено според правилата на GDPR, е тази форма на идентификация да се копира и например да се съхранява в администрация. Това е разрешено само в случаите, когато е задължително, като например когато наемате служител или хората трябва да докажат самоличността си, за да станат абонати на (някои) от услугите, които предлагате.

Правилният начин за поддържане на физическа администрация

Фактура или друг документ, който получавате по пощата на хартиен носител и който трябва да се съхранява, можете всъщност да дигитализирате и съхранявате цифрово според данъчните власти. Така че по същество заменяте изходния файл, който е фактурата на хартия, с цифров файл. Това се нарича преобразуване. Но имайте предвид, че в този сценарий вие също трябва да запазите оригиналния файл, както споменахме по-горе, за правно обвързващия период. При дигитализиране има някои важни фактори, за които трябва да сте информирани. Собствениците на фирми често дигитализират чрез сканиране на фактури, правене на снимки на документи или чрез използване на инструмент за дигитализация, свързан с тяхната счетоводна програма, която също се нарича „сканиране и разпознаване“. Само чрез този последен начин на дигитализация е възможно фактурите да се дигитализират не само по-лесно, но и по правилната процедура.

В брошура за задължението за задържане холандските данъчни власти се позовават на условията, на които трябва да отговаря преобразуването. Тук е важно защитните характеристики на оригиналния документ да не бъдат загубени. Това означава, че винаги съхранявате хартиените фактури физически (на хартиен носител) за период от седем години. Данъчните власти трудно могат да проверят за автентичност особено разписките, платени в брой. От друга страна, има и примери за счетоводни къщи, които са сключили споразумения с данъчните власти за това. Например, офисите колективно получиха разрешение за всички свои клиенти да съхраняват физически фактури дигитално, така че вече да не се налага да пазят нищо на хартия. Разумно е за вас, като предприемач, да проучите възможностите си и евентуално да говорите с данъчните власти относно конкретните си желания. Те често са готови да бъдат гъвкави и да ви помогнат по определени начини, стига да поддържате всичко чисто, прозрачно и законно.

Правилният начин за съхраняване на цифрови данни

Има няколко начина за правилно съхраняване на цифрови данни. Най-важното условие е, разбира се, данните да се съхраняват 7 (или 10) години. Съхранявате ли всичките си данни и работите на собствен сървър? След това холандският фискален закон диктува, че трябва да имате добра процедура за архивиране, като същевременно трябва да извършвате тези архиви последователно. Освен това тези резервни копия трябва да се съхраняват на място, различно от мястото, където се намира цифровата администрация. Можете например да използвате външен твърд диск за тази цел. Също така е позволено и възможно да изберете облачно решение за съхранение на вашите данни. Знаете ли, че базираният в облак счетоводен софтуер има много предимства, като например следните: 

• Вие и вашият счетоводител или счетоводител имате достъп до данните от всяко устройство
• Вашите данни се пазят в безопасност и не могат да бъдат загубени или повредени, ако компютър или друго устройство се срине
• Можете да се информирате и да управлявате компанията си въз основа на реални текущи данни
• Можете също така да свържете други програми към счетоводния софтуер

Когато имате предвид тези правила, вие сте доста сигурни да съхранявате цифровата си администрация по правилния начин. По-долу ще очертаем още някои интересни подробности относно цифровата администрация.

Допълнителни условия и изисквания относно цифровото съхранение на файлове и данни

Имате ли съхранени данни за старомодно оборудване? Задължението за запазване също така означава, че запазените данни трябва да бъдат достъпни. Така че ще трябва да имате достъп и да отворите оригиналния файл. Това означава, че например старото оборудване, което ви позволява достъп до данни, трябва да бъде запазено, ако някои цифрови файлове могат да бъдат прегледани само по този начин. Можете да помислите за стар носител за съхранение, като например стара дискета или по-стара версия на Windows. Освен това повечето счетоводни пакети поддържат финансово така наречения одитен файл. Ревизионното досие е извлечение от главната книга. Моля, имайте предвид обаче, че не е достатъчно да съхранявате само одитното досие, тъй като то не включва всички административни записи. Освен това имайте предвид всички електронни средства за комуникация, като вашия календар, приложения и SMS. Всички съобщения чрез електронна поща, WhatsApp, SMS и дори Facebook трябва да се пазят, доколкото се считат, че попадат в категорията „бизнес комуникация“. В случай на проверка тази информация трябва да бъде предоставена във формата, поискана от инспектора. Това правило важи и за поддържане на дигитален дневен ред.

Повече за преобразуването на хартиен файл в цифров или носител за съхранение

При определени условия можете да прехвърляте данни от един носител на друг. Например сканиране на хартиен документ или съдържанието на CD-ROM на USB памет. Разбира се, има определени условия, за да можете да направите това, които са както следва:

• Преобразуването е извършено правилно и пълно
• Преобразуваните данни са налични през целия период на съхранение
• Вие сте в състояние да възпроизведете данните и да ги направите четими и контролирани в разумен срок

Ако успеете да го осъзнаете, вече няма да сте задължени да съхранявате документи на хартиен носител. Така че, ако успеете да изпълните гореспоменатите условия, вече не е необходимо да пазите оригиналния документ. Това ще ви спести време и място, тъй като вече няма да имате нужда от физическа администрация. Така че основно цифровата версия ще заеме мястото на оригинала. По принцип конвертирането е възможно за всички документи, с изключение на:

1. Равносметката
2. Отчет за активите и пасивите
3. Определени митнически документи.

Без физическа администрация всъщност можете да спестите много офис пространство и много допълнителна работа. Край на търсенето в стари архиви или кутии за обувки в пълни шкафове. Когато погледнете цифровото развитие от последните 10 до 20 години, разумно е да направите крачка към напълно цифрова администрация. Почти невъзможно е някога да загубите файл, който се съхранява цифрово, особено когато използвате решение, базирано на облак. Освен това е много по-лесно и по-бързо да се повтарят цифрови файлове. Помогнете и на вашия счетоводител. Говорете с вашия счетоводител от време на време и се опитайте да настроите администрацията по такъв начин, че да спазвате законовото задължение за задържане. Онлайн счетоводните програми не само предоставят по-контролируеми администрации. С добре защитени защитни стени и защитени ключове, добрите онлайн счетоводни програми автоматично съхраняват вашата администрация в облака. Можете да го видите като цифров сейф, на сигурно място, до който никой друг няма достъп освен вас и вашия счетоводител. Или: данъчните власти, когато инспекторът трябва да провери вашите книги.

Intercompany Solutions може да ви информира допълнително относно задължението за фискално задържане

Както можете да видите, задължението за фискално задържане е свързано с доста неща. Разумно е винаги да сте информирани за най-новото законодателство по темата, за да знаете като предприемач, че работите в съответствие с всички приложими холандски закони. Вашият счетоводител всъщност трябва да ви информира за това, както и за всички възможности за спазване на този закон по правилен и безопасен начин. Ако нямате счетоводител и не знаете как да се съобразите или може би току-що сте започнали собствен бизнес и сте нови в подобни теми: във всички подобни случаи винаги можете да се свържете Intercompany Solutions. Можем да ви предоставим обширни финансови и фискални съвети, включително най-добрия начин за поддържане на правилна администрация. Можем също така да предложим подкрепа и съвети, когато става въпрос за плащане на данъци и изготвяне на годишната ви данъчна декларация. Не се колебайте да се свържете директно с нас за повече информация.

Източници:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/